CONTADURIA
GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR
EXTERNA 057
13/05/2004
Procedimientos
que deben ser aplicados en el proceso de envío de información a la Contaduría
General de la Nación para que sea consolidada y publicada en el Boletín de
Deudores Morosos del
Estado (BDME)
de acuerdo con el parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003.
Representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes
de control interno, jefes de contabilidad, y contadores de los entes públicos
de los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentralizado.
En cumplimiento de sus funciones legales, y en particular
las establecidas en el literal g) del artículo 3º y literal s) del artículo 4°
de la Ley 298 de 1996 y el parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003, el
Contador General de la Nación imparte las instrucciones que los entes públicos
deben cumplir para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que
permitan la elaboración y remisión del BDME.
1. OBJETIVOS
1.1 General
Definir los aspectos requeridos para que los entes
públicos adelanten la gestiones administrativas que le permitan la elaboración
y envío del BDME de que t rata el parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de
2003, a la Contaduría General de la Nación.
1.2 Específicos
▪ Definir
las generalidades para el envío, actualización y corrección de la información
necesaria para la consolidación del BDME.
▪
Precisar el contenido de los archivos que deberán ser enviados por los entes
públicos a la Contaduría General de la Nación, para la consolidación del BDME.
▪ Definir
la estructura que deben presentar los registros del reporte de información del
BDME.
▪ Definir
las políticas para la administración, validación, responsabilidad y
consistencia de la información del BDME.
▪ Definir
el procedimiento para el Envío, Composición del archivo, Medio de reporte, y
los Responsables de la información reportada para la consolidación del BDME.
2.
JUSTIFICACION
El parágrafo
del artículo 66 de la Ley 863 de 2003, establece la obligatoriedad de
consolidar y publicar el BDME en la página web, por parte de la Contaduría
General de la Nación, los días 30 de julio y 30 de enero, con la información
que los entes públicos le remitan dentro de los diez (10) primeros días
calendario de los meses de junio y diciembre de cada anualidad fiscal.
Teniendo en
cuenta dicha obligatoriedad, y las fechas perentorias definidas en la Ley, es
necesario instruir a las entidades sobre las formalidades para el envío de la
información a la Contaduría General de la Nación.
De otra parte, es necesario que los entes públicos tomen
las medidas administrativas necesarias para adecuar sus sistemas de
información, de tal manera que puedan generar la información que será utilizada
para la consolidación del mencionado boletín, en los términos y las
características definidas por la Contaduría General de la Nación.
3. AMBITO DE
APLICACION
Los
procedimientos contenidos en la presente Circular Externa serán aplicados por
los entes públicos que hacen parte del ámbito de aplicación del Plan General de
Contabilidad Pública-PGCP, y en especial los entes públicos de que trata el
parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003.
4. MARCO
CONCEPTUAL
A continuación se relaciona la descripción de los
términos que se utilizan en el proceso de consolidación y publicación del BDME,
los cuales deben entenderse en el contexto de la presente Circular Externa,
para orientar el proceso hasta su culminación.
4.1 Boletín
de Deudores Morosos del Estado: Relación de las personas naturales y
jurídicas que tienen acreencias a favor del ente público, cuya cuantía supera
los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) y se
encuentran en mora por un período superior a seis (6) meses.
Las personas
que aparezcan relacionadas en el BDME no podrán celebrar contratos con entes
públicos, ni tomar posesión de cargos públicos hasta que demuestren la
cancelación de la totalidad de las obligaciones contraídas o acrediten la
vigencia de un acuerdo de pago.
4.2 <
b>Deudor moroso del Estado: Persona natural o jurídica que, a cualquier
título, a una fecha de corte, tiene contraída una obligación con un ente
público de cualquier orden o nivel cuya cuantía supera los cinco (5) smmlv y
una mora superior a seis (6) meses. ($1.790.000 año 2004).
4.3
Consolidación de la información sobre el BDME: Proceso mediante el cual la
Contaduría General de la Nación, agrega la información reportada por los entes
públicos, que se refieren a las personas naturales o jurídicas que son deudores
morosos del Estado.
4.4
Publicación del BDME: Revelación, a través de la página web de la
Contaduría General de la Nación, de la información consolidada de los deudores
morosos del Estado a una fecha de corte.
4.5 Acuerdos
de pago: Se entenderá como acuerdos de pago, los convenios celebrados entre
el deudor moroso y el ente público para establecer la forma y condiciones del
pago de obligaciones adquiridas por la persona natural o jurídica. Dicho
acuerdo se constituye en una de las condiciones para no estar reportado en el
BDME.
4.6
Certificado de deudor: Documento expedido por la Contaduría General de la
Nación, en el cual se hace constar que una persona natural o jurídica no se
encuentra incluido en el BDME, con base en la información reportada por los
entes públicos.
La Contaduría
General de la Nación expedirá el certificado a cualquier persona natural o
jurídica, cada vez que lo requiera, para celebrar contratos con entes públicos
o tomar posesión de cargos públicos, según sea el caso, mediante el pago de un
derecho equivalente al tres por ciento (3%) del smmlv.
4.7
Acreencias a favor del Estado: Para todos los efectos del proceso de
reporte y consolidación de la información del BDME, las acreencias a favor del
Estado serán las que correspondan a los saldos revelados, a una fecha de corte,
en las subcuentas que representan los derechos causados por los entes públicos
en los grupos 13 y 14 del catálogo general de cuentas del Plan General de
Contabilidad Pública, así como los valores revelados en las Cuentas de Orden q
ue representan derechos que requieren ser controlados.
5. PROCEDIMIENTOS
A continuación
se definen las instrucciones operativas y técnicas que los entes públicos
aplicarán para que elaboren el BDME y reporten la información a la Contaduría
General de la Nación, de acuerdo con el parágrafo del artículo 66 de la Ley 863
de 2003. Dichas instrucciones se refieren a: Envío de información, Responsables
de la información reportada, Medio de reporte, Composición del archivo y
Administración de la información.
5.1 Envío de
información
Para efectos de
relacionar las acreencias a su favor pendientes de pago, los entes públicos
deberán enviar a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de mayo y
30 de noviembre de cada año, dentro de los diez (10) primeros días calendario
de los meses de junio y diciembre, la relación de los deudores sean personas
naturales o jurídicas, que presenten obligaciones morosas mayor a seis (6)
meses y cuya cuantía supere los cinco (5) smmlv. La correspondiente información
se deberá reportar en archivos a través de medios magnéticos o electrónicos de
acuerdo a la estructura definida en la presente Circular Externa.
5.2 Respons
ables de la información reportada
El
representante LEGAL y el jefe del área contable, contador o quien haga sus
veces, serán responsables del cumplimiento de la aplicación de los procedimientos
relacionados con el suministro de la información reportada en el BDME, así como
del contenido, permanencia y actualización de la información contenida en dicho
reporte.
5.3 Medio de reporte
El reporte de
la información del BDME a la Contaduría General de la Nación, se realizará
utilizando medios magnéticos (disquetes o discos compactos) o medios
electrónicos (vía Internet).
De manera
independiente al medio de reporte, las entidades deberán enviar a la Contaduría
General de la Nación una carta remisoria de la información de acuerdo al modelo
(anexo 1) en la cual se debe informar la fecha de corte, nombres y cargo de las
persona responsables de reportar la información, cantidad de registros tipo 4 y
5, valor total de las obligaciones reportadas tanto de personas naturales como
de personas jurídicas.
5.3.1 Medios
magnéticos
Las entidades
que utilicen este medio magnético deben tener en cuenta las siguientes
instrucciones:
5.3.1.1
Rotulación del medio magnético
Cada disquete o
disco compacto deberá ser marcado con un rótulo de papel que contenga los
siguientes datos:
1. Nombre del
ente público reportante.
2. Código del
ente público reportante.
3. Responsables
del reporte de la información.
4. Teléfono del
responsable de la información.
5.3.1.2 Grabación
del archivo
El archivo se
deberá grabar en formato ASCII
5.3.2 Medios
electrónicos
Como
medio alternativo, las entidades podrán enviar la información a través del
correo electrónico teniendo en cuenta las restricciones de tamaño de archivos
propias de este servicio.
5.4 Composición del archivo
Los entes
públicos deben reportar la información relacionada con las deudas morosas de
las personas naturales y jurídicas en archivos a través de medios magnéticos o
electrónicos, en formato plano y utilizando el conjunto de caracteres
que corresponden al código estándar americano para intercambio de
información (American Standard Code for Information Interchange-ASCII).
El archivo
estará compuesto por cinco (5) tipos de registros, cada uno de los cuales se
utilizará para reportar un tipo específico de datos. Cada tipo de registro se
compone de campos de longitud fija, y a cada campo se le define un tipo para
determinar el conjunto de caracteres que debe contener.
Cada registro
se identificará con una numeración ordinal consecutiva y continua, de tal forma
que al primer registro se le asignará el valor uno (1), al segundo registro se
le asignará el valor dos (2) y así de manera sucesiva hasta el último registro
del archivo.
El archivo debe
estar ordenado de manera ascendente de acuerdo al tipo de registro, es decir,
comenzando con el registro Tipo 1 y terminando con el registro Tipo 5.
5.4.1. Tipos
de registros
Se definen 5
tipos de registro, a saber:
Registro Tipo
1: Este registro contiene las variables que identifican la entidad que efectúa
el reporte de la información y datos de control de los registros enviados, para
efectos de validación interna en la Contaduría General de la Nación. También se
utilizará este Tipo de registros para identificar el reporte de corrección de
inconsistencias.
Registro Tipo
2: Contiene la información para identificar a la persona que actúa como
Representante Legal del ente público responsable por el reporte de la
información.
Registro Tipo
3: Contiene la información para identificar a la persona que actúa como Jefe
del área contable, Contador o quien haga sus veces, del ente público
responsable por el reporte de la información.
Registro Tipo
4: Este registro contiene las variables que identifican las obligaciones de
personas naturales que se encuentran en mora con un ente público por un lapso
superior a seis (6) meses y su cuantía supera los cinco (5) smmlv.
Registro Tipo
5: Este registro contiene las variables que identifican las obligaciones de
personas jurídicas que se encuentran en mora con un ente público por un lapso
superior a seis (6) meses y su cuantía supera los cinco (5) smmlv.
5.4.2 Tipos
de campo
Los campos
están definidos en numérico, alfabético, alfanumérico y fecha, en el siguiente
entendido:
Campo numérico:
solo puede contener caracteres numéricos que correspondan a dígitos entre cero
(0) y nueve (9). Este tipo de campo debe ser alineado a la derecha y se debe
completar con ceros a la izquierda hasta su longitud.
Campo
alfabético: s olo puede contener letras del alfabeto español. Este tipo de
campo debe ser alineado a la izquierda y se debe completar con espacios en
blanco a la derecha hasta su longitud.
Campo
alfanumérico: contiene caracteres numéricos y alfabéticos definidos por el
conjunto de caracteres ASCII. Este tipo de campo debe ser alineado a la derecha
y se debe completar con espacios en blanco a la izquierda hasta su longitud.
Campo fecha:
campo que se utiliza para representar fechas con base en el formato AAAAMMDD
establecido por la norma ISO-8601, donde AAAA representa el año en el
calendario Gregoriano, MM representa el mes del año, desde 01(Enero) hasta 12
(Diciembre) y DD representa el día del mes entre 01 y 31.
5.4.3 Estructura para cada tipo de registro
5.4.3.1
Estructura del Re gistro Tipo 1.
Los Registros
Tipo 1 contienen las siguientes variables que identifican la entidad que
efectúa el reporte de la información, y datos de control de los registros
enviados, para efectos de validación interna en la Contaduría General de la
Nación:
1.
Consecutivo. Corresponde a la posición del registro en el archivo, ordenado
de manera consecutiva y continua.
2. Tipo de
reporte. Corresponde al código que, de acuerdo con la Tabla 3, identifica
si la información reportada contiene la totalidad de las obligaciones, o si se
trata de un archivo que corrige inconsistencias.
3. Código del ente público reportante: corresponde
al código asignado por la Contaduría General de la Nación a cada entidad
reportante.
4. Fecha de corte: Corresponde a la fechas de
corte de la información correspondiente a 31 de mayo o 30 de noviembre de cada
año, según corresponda, en formato AAAAMMDD. Para el caso de actualizaciones
masivas o puntuales, la fecha de corte será la del día del reporte.
5. Cantidad obligaciones de personas naturales:
Corresponde al número total de las obligaciones de personas naturales
contenidas en el archivo, es decir, al total de registros tipo 4.
6. Valor total
de la obligación de personas naturales: Representa la
sumatoria del valor total de las obligaciones correspondientes a las personas
naturales reportadas por el ente público, es decir, al campo de los registros
tipo 4.
7. Cantidad
obligaciones de personas jurídicas: Corresponde al número total de las
obligaciones de personas jurídicas contenidas en el archivo, es decir, al total
de registros tipo 5.
8. Valor total de la obligación de personas jurídicas:
Representa la sumatoria del valor total de las obligaciones correspondientes a
las personas jurídicas reportadas por el ente público, es decir, al campo de
los registros tipo 5.
El registro Tipo 1 debe cumplir con el siguiente diseño:
Campo Tipo de
campo Longitud Observaciones Requerido
Consecutivo Numérico 7 SI
Tipo de Registro Numérico 2 Siempre
debe ser 01 SI
Tipo de
Reporte Numérico 1 De
acuerdo a la tabla 3 SI
Código
del ente público
Reportante Numérico 9 SI
Fecha
de Corte Fecha 8 AAAAMMDD SI
Cantidad
obligaciones Numérico 15 Completar
con ceros
de personas naturales a
la izquierda SI
Valor
total de la obligación Numérico 20 Sin
centavos. Completar
de personas naturales con
ceros a la izquierda SI
Cantidad
obligaciones Numérico 15 Completar
con ceros
de personas jurídicas a
la izquierda SI
Valor
total de la obligación Numérico 20 Sin
centavos. Completar
de personas jurídicas con
ceros a la izquierda. SI
Para uso futuro Numérico
153 Se debe llenar con ceros SI
5.4.3.2 Estructura del Registro Tipo 2
Los Registros Tipo 2 contienen la información necesaria
para identificar a la persona que actúa como Representante Legal del ente
público, responsable por el reporte de la información.
1. Consecutivo. Corresponde a la posición del
registro en el archivo, ordenado de manera consecutiva y continua.
2. Tipo de identificación: se relaciona con el
código del tipo de identificación de acuerdo con la tabla 1.
3. Número de Identificación del representante legal:
corresponde al número de identificación personal del representante legal del
ente público.
4. Primer Nombre del Representante Legal: tanto el
primer nombre, como el segundo nombre, primer apellido y segundo apellido,
corresponden a los datos que se relacionan con los nombres y apellidos
completos del representante legal del ente público
5. Segundo Nombre del Representante Legal.
6. Primer Apellido del Representante Legal.
7. Segundo Apellido del Representante Legal
El registro Tipo 2 debe cumplir con el siguiente diseño:
Campo Tipo Longitud Observaciones Requerido
Consecutivo Numérico 7 SI
Tipo de Registro Numérico 2 Siempre
debe ser 02 SI
Tipo de
identificación Numérico 2 De
acuerdo a la Tabla 1 SI
Número
de Identificación
del Representante Legal Numérico 20 SI
Primer
Nombre
del Representante Legal Alfabético 25 SI
Segundo
Nombre
del Representante Legal Alfabético 25 NO
Primer
Apellido
del Representante Legal Alfabético 25 SI
Segundo
Apellido
del Representante Legal Alfabético 25 NO
Para uso futuro Numérico 119 Se
debe llenar con ceros SI
5.4.3.3 Estructura
del Registro Tipo 3
Los Registros
Tipo 3 contienen la información necesaria para identificar a la persona que
actúa en calidad de jefe del área contable, contador o quien haga sus veces en
el ente público, responsable por el reporte de la información.
1.
Consecutivo. Corresponde a la posición del registro en el archivo, ordenado
de manera consecutiva y continua.
2. Tipo de
identificación: en este campo se debe incluir el código que corresponde al
tipo de identificación, de acuerdo con la tabla 1.
3. Número de
Identificación del Contador del ente público: corresponde al número de
identificación personal del jefe del área contable, contador o quien haga sus
veces en el ente público.
4. Primer
Nombre del Contador: tanto el primer nombre, como el segundo nombre, primer
apellido y segundo apellido, corresponden a los datos que se relacionan con los
nombres y apellidos completos de la persona que actúa como jefe del área
contable, contador o quien haga sus veces en el ente público
5. Segundo
Nombre del Contador.
6. Primer
Apellido del Contador.
7. Segundo
Apellido del Contador.
8. Número de
la Tarjeta Profesional del Contador: Corresponde al número de tarjeta
profesional del jefe del área contable, contador o quien haga sus veces en el
ente público.
El Registro Tipo 3 debe cumplir con el siguiente diseño:
Campo Tipo Longitud Observaciones Requerido
Consecutivo Numérico 7 SI
Tipo de
Registro Numérico 2 Siempre
debe ser 03 SI
Tipo de
Identificación Numérico De acuerdo a la Tabla 1 SI
Número
de Identificación
del Contador del ente público Numérico 20 SI
Primer
Nombre del Contador Alfabético 25 SI
Segundo
Nombre del Contador Alfabético 25 NO
Primer
Apellido del Contador Alfabético 25 SI
Segundo
Apellido del Contador Alfabético 25 NO
Número
de la tarjeta profesional
del Contador Numérico 10 SI
Para uso futuro Numérico 109 Se
debe llenar con ceros SI
5.4.3.4
Estructura del Registro Tipo 4.
Los Registros
Tipo 4 se refieren a las variables necesarias para identificar a las per sonas
naturales que se encuentran en situación de morosidad con algún ente público,
por un lapso superior a seis (6) meses y su cuantía supera los cinco (5) smmlv.
Contiene las siguientes variables:
1.
Consecutivo. Corresponde a la posición del registro en el archivo, ordenado
de manera consecutiva y continua.
2. Tipo de
identificación: Corresponde al tipo de identificación del deudor moroso, de
acuerdo con la Tabla 1.
3. Número de
identificación: Corresponde al número del documento de identificación del
deudor moroso.
4. Número de
la obligación: Corresponde al número que identifica de manera única la
obligación en el ente público. En caso de que dicho número no exista, el ente
público deberá asignar una numeración consecutiva y continua para cada una de
las obligaciones, con el fin de diligenciar este campo.
5. Primer
Nombre del deudor: Corresponde al primer nombre de la persona natural que
es titular de la obligación.
6. Segundo
Nombre del deudor: Corresponde al segundo nombre de la persona natural que
es titular de la obligación.
7. Primer
apellido del deudor: Corresponde al primer apellido de la persona natural
que es titular de la obligación.
8. Segundo
apellido del deudor: Corresponde al segundo apellido o de casada de la
persona natural que es titular de la obligación.
9. Conector
del segundo nombre del deudor: Corresponde a las palabras DE o VIUDA, para
las personas identificadas de esta forma en la cédula de ciudadanía.
10. Tipo de
deudor: Corresponde a la forma como la persona natural responde por la
obligación, de acuerdo con la Tabla 2.
11. Concepto
de la obligación: Corresponde al código de la subcuenta de acuerdo a la
estructura del PGCP, que representa los derechos causados por los entes
públicos, así como los derechos que controlan a través de las Cuentas de Orden.
12. Valor de
la obligación: Corresponde al valor en pesos de la obligación. Este valor
no debe llevar centavos.
12. Fecha de
vencimiento de la obligación: Corresponde a la fecha a partir de la cual se
empezó a hacer exigible la obligación para que sea considerada morosa. Debe ser
reportada en formato AAAAMMDD.
13. Término
de extinción de la obligación: Corresponde al número de meses que hacen
falta para que se extinga la obligación en caso de que no se lleve a cabo
acción de cobro, de acuerdo con la reglamentación que exista para la extinción
de las obligaciones en cada caso particular. Este valor deberá reportarse en
número de meses.
El Registro
Tipo 4 debe cumplir con el siguiente diseño:
Campo Tipo Longitud Observaciones Requerido
Consecutivo Numérico 7 SI
Tipo de
Registro Numérico 2 Siempre
debe ser 04 SI
Tipo de
identificación Numérico 2 De
acuerdo a la Tabla 1 SI
Número
de identificación Numérico 20 SI
Número
de la obligación Numérico 20 SI
Primer
Nombre del deudor Alfabético 25 SI
Segundo
Nombre del deudor Alfabético 25 NO
Primer
Apellido del deudor Alfabético 25 SI
Segundo Apellido del deudor Alfabético 25 NO
Conector
del Segundo Alfabético 10 Los
valores posibles son:
Nombre del deudor DE
o VIUDA NO
Tipo de
deudor Numérico 2 De
acuerdo a la Tabla 2 SI
Concepto
de la obligación Numérico 6 De
acuerdo con el PGCP SI
Valor
de la obligación Numérico 15 Se
debe completar con
ceros
a la izquierda hasta
su
longitud. SI
Campo Tipo Longitud Observaciones Requerido
Fecha
de vencimiento
de la obligación Fecha 8 F
ormato AAAAMMDD SI
Término
de extinción
de la obligación Numérico 3 Debe
ser mayor que cero SI
Para uso futuro Numérico 55 Se
debe llenar con ceros SI
5.4.3.5 Estructura
del Registro Tipo 5.
Este registro
contiene las variables mediante las cuales se deben identificar las personas
jurídicas que se encuentran en situación de morosidad con algún ente público,
por un lapso superior a seis (6) meses y su cuantía supera los cinco (5) smmlv.
Contiene las siguientes variables:
1.
Consecutivo. Corresponde a la posición del registro en el archivo, ordenado
de manera consecutiva y continua.
2. Tipo de
identificación del deudor: Corresponde al tipo de identificación del deudor
moroso, de acuerdo con la Tabla 1.
3. Número de
identificación del deudor: Corresponde al número del documento de
identificación del deudor moroso. Para el caso de NIT se debe incluir el dígito
de verificación.
4. Número de
la obligación: Corresponde al número que identifica de manera única la
obligación en el ente público. En caso de que dicho número no exista, el ente
público deberá asignar una numeración consecutiva y continua para cada una de
las obligaciones, con el fin de diligenciar este campo.
5. Razón
social del deudor clasificado como persona jurídica.
6. Sigla de
la persona jurídica: Corresponde al nombre organizado con cada una de las
letras iniciales de las palabras que forman la razón social de la persona
jurídica, cuando exista de acuerdo con el acto de creación.
7. Tipo de
deudor: corresponde a la forma como la persona jurídica responde por la
obligación, de acuerdo con la Tabla 2.
8. Concepto
de la obligación: Corresponde al código de la subcuenta de acuerdo con la
estructura del PGCP, que representa los derechos causados por los entes
públicos, así como los derechos que controlan a través de las Cuentas de Orden.
9. Valor de
la obligación: Corresponde al valor en pesos de la obligación. Este valor
no debe llevar centavos.
10. Fecha de
vencimiento de la obligación. Corresponde a la fecha a partir de la cual se
empezó a hacer exigible la obligación para que sea c onsiderada morosa. Debe
ser reportada en formato AAAAMMDD.
11. Término
de extinción de la obligación. Corresponde al número de meses que hacen
falta para que se extinga la obligación en caso de que no se lleve a cabo
acción de cobro, de acuerdo con la reglamentación que exista para la extinción
de las obligaciones en cada caso particular. Este valor deberá reportarse en
número de meses.
El Registro
Tipo 5 debe cumplir con el siguiente diseño:
Campo Tipo Longitud Observaciones Requerido
Consecutivo Numérico 7 SI
Tipo de
Registro Numérico 2 Siempre
debe ser 05 SI
Tipo de
identificación
del deudor Numérico 2 De
acuerdo a la Tabla 1 SI
Número
de identificación
del deudor Numérico 20 Incluir
dígito de verificación SI
Número
de la obligación Numérico 20 SI
Razón
Social del deudor
clasificado como persona
jurídica Alfanumérico 100 SI
Sigla
de la persona jurídica Alfanumérico 15 NO
Tipo de
deudor Numérico 2 De
acuerdo a la Tabla 2 SI
Concepto
de la obligación Numérico 6 De
acuerdo con el PGCP SI
Valor
de la obligación Numérico 15 Se
debe llenar con ceros
a
la izquierda SI
Fecha
de vencimiento
de la obligación Fecha 8 Formato
AAAAMMDD SI
Término
de extinción
de la obligación Numérico 3 Debe ser
mayor que cero SI
Para uso futuro Numérico 50 Se
debe llenar con ceros SI
5.5 Administración de la información
5.5.1 Validación de la información reportada
Los archivos remitidos por los entes públicos serán
sometidos a procesos de validación de la siguiente manera:
5.5.1.1 Validación de estructura del formato. se
validará que los archivos correspondan a la estructura definida en la presente
Circular Externa. El archivo será rechazado en su totalidad en caso de que no
corresponda.
5.5.1.2 Validación de contenido del formato. Se
definen las siguientes restricciones para cada tipo de registro:
5.5.1.2.1 Restricciones para la Validación de
Registros tipo 1:
Validación 1: se validará el código del ente público
asignado por la Contaduría General de la Nación.
Validación 2: se validará el formato de la fecha de corte
según lo establecido en el ordinal 2 del numeral 5.2.3.1 de la presente
Circular Externa.
Validación 3: se validará que el total de registros
indicado corresponda al conteo de registros tipo 4 del archivo.
Validación 4: se validará que el total del valor de las
obligaciones indicado corresponda a la
sumatoria del ca mpo del valor de la obligación de los registros tipo 4 del
archivo.
Validación 5: se valida que el total de registros
indicado corresponda al conteo de registros tipo 5 del archivo.
Validación 6: Se valida que el total del valor de las
obligaciones indicado corresponda a la
sumatoria del campo del valor de la obligación de los registros tipo 5 del
archivo.
Se rechazará todo el archivo en caso de que no valide
alguno de los campos definidos para los registros Tipo 1.
5.5.1.2.2 Restricciones para la Validación de Registro
tipo 2:
Validación 1: Se validará que la información contenida en
los campos definidos para los registros Tipo 2 corresponda con la información
suministrada previamente por el ente público, de acuerdo con la base de datos
de la Contaduría General de la Nación.
Se rechazará todo el archivo en caso de que no valide
alguno de los campos definidos para los registros Tipo 2.
5.5.1.2.3 Restricciones para la Validación de Registro
tipo 3:
Validación 1: Se validará que la información contenida en
los campos definidos para los registros Tipo 3 corresponda con la información
suministrada previamente por el ente público, de acuerdo con la base de datos
de la Contaduría General de la Nación.
Se rechazará todo el archivo en caso de que no valide
alguno de los campos definidos para los registros Tipo 3.
5.5.1.2.4 Restricciones para la Validación de Registro
tipo 4:
Validación 1: Se validará que hayan sido diligenciados
todos los campos requeridos en el registro Tipo 4.
Validación 2: Se validará que el número de la cédula de
ciudadanía corresponda con el asignado por la Registraduría Nacional del Estado
Civil.
Validación 3: se validará que el nombre de la persona
natural corresponda al registrado en la cédula de ciudadanía expedida por la
Registraduría Nacional del Estado Civil.
Para el caso de los extranjeros, la cédula de extranjería se
validará con la información suministrada
por el DAS.
Validación 4: Se validará que el valor de la obligación
sea mayor que el equivalente a cinco (5) smmlv establecido para cada fecha de
corte.
Solo será rechazado el registro que no valide alguno de
los campos definidos para los registros Tipo 4.
5.5.1.2.5 Restricciones para la Validación de Registro
tipo 5:
Validación 1: Se validará que hayan sido diligenciados
todos los campos requeridos en el registro Tipo 5.
Validación 2: se validará que el NIT reportado
corresponda con el asignado por la DIAN.
Validación 3: se validará que la Razón Social corresponda
a la registrada en la DIAN para el NIT correspondiente.
Validación 4: Se validará que el valor de la obligación
sea mayor que el equivalente a cinco (5) smmlv establecido para cada fecha de
corte.
Solo será rechazado el registro que no valide alguno de
los campos definidos para los registros Tipo 5.
5.5.2. Inconsistencias en la información reportada
La información será devuelta al ente público cuando se
establezca que haya sido reportada y validada con inconsistencias en cualquier
registro, campo o caracter, para que se realicen las correcciones o
confirmaciones que sean pertinentes, de tal manera que la información devuelta
con inconsistencia sea reportada nuevamente dentro de los dos días hábiles
siguientes al recibo del requerimiento emitido por la Contaduría Genera de la
Nación, en la misma composición de archivo definida en el numeral 5.4. de la
presente Circular Externa, indicando en el registro Tipo 1 que el archivo
corresponde a corrección de inconsistencias, de acuerdo con la Tabla 3.
En todo caso, las inconsistencias que presente la
información reportada siempre serán de la responsabilidad del ente público que
la reporta.
5.5.3
Actualización de la información reportada
Para efectos de
que la Contaduría General de la Nación mantenga actualizada la información
sobre el BDME se aplicarán dos procedimientos.
Para las
actualizaciones puntuales, el ente público utilizará el formato del Anexo 2.
Para las
actualizaciones masivas el ente público aplicará los mismos procedimientos de
Envío de información, Composición del archivo, Administración de la
información, Medio de reporte, Responsables de la información reportada, y
demás aspectos reglamentados en la presente Circular Externa, de acuerdo con
los siguientes parámetros de actualización:
1. Actualización puntual de obligaciones: Este
procedimiento se debe utilizar cuando el ente público requiera actualizar la
información que corresponda hasta veinte (20) obligaciones. El ente público
puede solicitar el retiro, inclusión o actualización puntual de obligaciones
todas las veces que sea necesario, utilizando el formato que corresponda para
cada novedad.
1.1 Retiro de obligaciones: Corresponde al evento
de solicitar el retiro de una obligación que está reportada en el BDME. Para el
efecto de reportar la novedad del retiro de obligaciones se utilizará el
formato previsto en el Anexo 2.
1.2 Modificación
de obligaciones: Corresponde al evento de solicitar cambio en algún
registro, campo o caracter relacionado con cualquier obligación que haya sido
reportada en el BDME. Para el efecto de reportar la novedad de modificación de obligaciones
se utilizará el formato previsto en el Anexo 3.
1.3 Inclusió
n de nuevas obligaciones: Corresponde al evento de solicitar la inclusión
de la información relacionada con obligaciones que no están reportadas en el
BDME. Para el efecto de reportar la novedad de inclusión de obligaciones se
utilizará el formato previsto en el Anexo 4.
2.
Actualización masiva: Procedimiento que se debe utilizar cuando los
volúmenes de novedades son altos y no permiten un manejo adecuado por el método
de actualización puntual. En estos casos, los entes públicos deben enviar
nuevamente la totalidad de las obligaciones registradas en la contabilidad para
que se lleve a cabo una actualización ágil, y de esa manera se publicarán y
reemplazarán mediante el reporte. La periodicidad de esta actualización debe
ser mensual.
Para todos los
efectos de actualización de información, el ente público que reporta debe
enviar a la Contaduría General de la Nación carta firmada por los funcionarios
responsables del reporte.
5.5.4 Permanencia
de la información reportada
De acuerdo con lo establecido en el parágrafo del
artículo 66 de la Ley 863, la permanencia en el registro del BDME está
supeditada a que se mantenga la condición de deudor moroso, con base en la
información reportada por el ente público a la Contaduría General de la Nación.
La Contaduría
General de la Nación solo se limitará a consolidar y publicar dicha información
en su página web, y expedir los correspondientes certificados con base en la
información reportada, consolidada y publicada.
Por lo tanto,
la Contaduría General de la Nación no tendrá responsabilidad alguna por las
posibles acciones legales que se puedan derivar del reporte indebido o
inconsistencias de la información, por cuanto que toda la información contenida
en el BDME será la que hayan suministrado los entes públicos en cumplimiento de
la presente Circular Externa, la cual será de la responsabilidad exclusiva de
los entes públicos que la hayan reportado.
5.6 Cartas
de remisión y tablas de datos
ANEXO 1
Modelo de Carta para Reportar la Información
Bogotá, D. C.,
XX de XXXXXXX de 2004
Doctor
JAIRO ALBERTO
CANO PABON
CONTADOR
GENERAL DE LA NACION
Bogotá, D. C.
Asunto: Reporte
de Información Boletín de Deudores Morosos del Estado- BDME
Para darle
cumplimiento al parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003 y a la Circular
Externa 57 de 2004, se anexa y certifica la información REPORTADA por (NOMBRE
DEL ENTE PUBLICO) con código institucional (CODIGO ASIGNADO POR LA CGN):
NOMBRE DEL PRODUCTO INFORMACION SOBRE BDME
FECHA DE CORTE AAAAMMDD
MEDIO DE REPORTE MAGNETICO-ELECTRONICO
NUMERO DE
REGISTROS ENVIADOS
DE PERSONAS NATURALES
VALOR TOTAL DE
LAS OBLIGACIONES
DE PERSONAS NATURALES
NUMERO DE
REGISTROS ENVIADOS
DE PERSONAS JURIDICAS
VALOR TOTAL DE LAS OBLIGACIONES
DE PERSONAS JURIDICAS
Cordialmente,
Nombres y
apellidos representante legal
FIRMA
Nombres y
apellidos del Jefe del área contable, Contador o quien haga sus veces en el
ente público.
FIRMA
Tarjeta
Profesional Número
ANEXO 2
Modelo de Carta para Retiro de Información
Bogotá, D.
C., de de 2004
Doctor
JAIRO ALBERTO
CANO PABON
CONTADOR
GENERAL DE LA NACION
Bogotá, D. C.
Asunto: Retiro
de Información del Boletín de Deudores Morosos del Estado-BDME
Por medio de la
presente, y con el fin de actualizar la información reportada, a continuación
se relaciona y certifica la información que debe ser RETIRADA del BDME,
correspondiente a la entidad (NOMBRE
DE LA ENTIDAD) con código institucional (CODIGO ASIGNADO POR LA CGN):
Fecha de corte Número de identificación Nombre Número
de Tipo de
del Deudor del Deudor la
obligación Deudor
Máximo 20 registros
Cordialmente,
Nombres y apellidos representante legal
FIRMA
Nombres y apellidos del Jefe del área contable, Contador
o quien haga sus veces en el ente público.
FIRMA
Tarjeta Profesional Número
ANEXO
3
Modelo
de Carta para Modificación de Información
Bogotá, D. C.,
de de 2004
Doctor
JAIRO ALBERTO CANO PABON
CONTADOR GENERAL DE LA NACION
Bogotá, D. C.
Asunto: Modificación de Información del Boletín de
Deudores Morosos del Estado- BDME
Por medio de la
presente, y con el fin de actualizar la información reportada, a continuación
se relaciona y certifica la información que debe ser MODIFICADA en el BDME,
correspondiente a la entidad (NOMBRE
DE LA ENTIDAD) con código institucional (CODIGO ASIGNADO POR LA CGN):
Cordialmente,
Nombres y apellidos representante legal
FIRMA
Nombres y apellidos del Jefe del área contable, Contador
o quien haga sus veces en el ente público.
FIRMA
Tarjeta Profesional Número
ANEXO
4
Modelo
de Carta para Inclusión de Información
Bogotá, D. C.,
de de 2004
Doctor
JAIRO ALBERTO CANO PABON
CONTADOR
GENERAL DE LA NACION
Bogotá, D. C.
Asunto: Inclusión de Información en el Boletín de Deudores
Morosos del Estado- BDME
Por medio de la presente, y con el fin de actualizar la
información reportada, a continuación se relaciona y certifica la información
que debe ser INCLUIDA en el BDME, correspondiente a la entidad (NOMBRE DE LA
ENTIDAD) con código institucional (CODIGO ASIGNADO POR LA CGN):
PERSONAS NATURALES
PERSONAS
JURIDICAS
Cordialmente,
Nombres y
apellidos representante legal
FIRMA
Nombres y
apellidos del Jefe del área contable, Contador o quien haga sus veces en el
ente público.
FIRMA
Tarjeta
Profesional Número
TABLA
1
Identificación
Valor Clase de Documento
01 Cédula
de ciudadanía
02 NIT
03 Cédula
de Extranjería
04 Pasaporte
05 Sociedad
extranjera sin NIT en Colombia.
TABLA
2
Deudor
Valor Clase de Deudor
01 Deudor
principal
02 Deudor
solidario
TABLA
3
Tipo
de Reporte
Valor Clase de Reporte
1 Total
de Obligaciones
2 Corrección
de Inconsistencias
6. VIGENCIA
La presente Circular Externa se expide a los trece (13)
días del mes de mayo de dos mil cuatro (2004) y rige a partir de la fecha de su
publicación en el Diario Oficial.
Jairo Alberto Cano Pabón
Contador
General de la Nación.
(C. F.)