CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPUBLICA
RESOLUCIÓN
ORGÁNICA 5574
13/05/2004
por la
cual se derogan las Resoluciones Orgánicas número 5383 del 28 de agosto de 2002
y 5553 del 23 de febrero de 2004.
El Contralor General de la República, en uso de sus facultades
constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 35 del
Decreto 267 de febrero de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que el numeral 1 del artículo 35 del Decreto-ley 267 del 22 de febrero de
2000, dispuso como una función del Contralor General de la República la de:
"Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo
de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las
demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de
conformidad con la Constitución y la ley";
Que el artículo 24 de la Ley 594 de julio 14 de 2000, establece la
obligatoriedad, para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las tablas
de retención documental;
Que el artículo 3º de la Ley 594 de julio 14 de 2000, define para efectos
de esta ley la tabla de retención documental como el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos;
Que las tablas de retención documental de la Contraloría General de la
República fueron aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la
Nación mediante Acuerdo 041 de mayo 5 de 2002;
Que el Comité de Archivo de la Contraloría General de la República
celebrado el 28 de mayo de 2003 autorizó la modificación y actualización de las
tablas de retención documental, mediante Acta 001 del 28 de mayo de 2003,
RESUELVE:
Artículo 1º. Adopción de las tablas de retención documental. Las
tablas de retención documental serán de obligatoria observancia y aplicación
para todas las dependencias de la Contraloría General de la República.
Artículo 2º. Modificación de las tablas de retención documental. El
Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia en su calidad de Secretario del
Comité de Archivo previa solicitud por escrito de los jefes de las áreas
respectivas, podrá modificar las tablas de retención documental, adicionando o
eliminando las series, subseries y tipos documentales
que resulten por razones de la dinámica propia de la administración, de lo cual
deberá informar al Comité de Archivo en la siguiente sesión ordinaria.
Artículo 3º. Responsabilidad en la aplicación de las tablas de retención
documental. Los Jefes de Derecho, los Contralores Delegados, Directores de
Oficina, Directores, Gerentes y Gerentes Departamentales, serán los
responsables de hacer cumplir la aplicación de las tablas de retención
documental para la organización, transferencia y eliminación de los expedientes
o carpetas de sus dependencias, de conformidad con los tiempos y criterios
establecidos en ellas.
Artículo 4º. Supervisión, seguimiento y asesoría. La supervisión, el
seguimiento y la asesoría en el uso y aplicación de las tablas de retención
documental serán responsabilidad de la Dirección de Imprenta, Archivo y
Correspondencia.
Artículo 5º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su
expedición y deroga en su totalidad las Resolucione s
Orgánicas números 05383 de agosto 28 de 2002 y 05553 de febrero 23 de 2004.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 13 de mayo de 2004.
El Contralor General de la República,
Antonio Hernández Gamarra.
(C.F.)