CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA
Bogotá,
D.C. septiembre 11 del 2002
Señora
Arlin Amparo Muñoz Artunduaga
Administradora Plan de Compras
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
Bogotá D.C.
Referencia:
Procedimientos respecto a proveedores no inscritos y cajas menores.
Respetada señora:
1.
ANTECEDENTE
El 26 de
julio del presente año recibimos su Oficio 1110040 GA-1455, mediante el cual
solicita a esta entidad se aclaren los siguientes aspectos relacionados con el
Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE:
1.1. Debido a las dificultades presentadas para
el funcionamiento del CUBS y el RUPR, los procesos de compras se han
traumatizado y paralizado, puesto que el Sistema no permite consultar los
proveedores inscritos ni consultar los proveedores que ofrecen determinado
producto.
1.2. En
una compra de varios ítems es necesario solicitar a cada proveedor el
certificado temporal de precios por cada producto cotizado y confrontarlos uno
a
uno?.
1.3. Qué
se debe hacer si dentro de un proceso contractual ninguno de los
proveedores se encuentra inscrito en el SICE?.
1.4.
Cuando se va a realizar la segunda jornada de capacitación del SICE?.
1.5. Se puede reemplazar el certificado de inscripción en el SICE, por la carta donde informan que la entrega de la clave se encuentra en proceso o por la carta de entrega de la clave?.
1.6. Las compras efectuadas por caja menor se
deben regir por las normas del SICE, considerando que estas se rigen por la
existencia de bienes en el almacén y por la urgencia?.
2. CONSIDERACIONES JURÍDICAS
Absolvemos
su consulta en los siguientes términos:
2.1. El
Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE,
creado mediante la Ley 598 de julio 18 del 2000, se constituye en una
herramienta eficaz y moderna para la lucha contra la corrupción derivada de los
sobreprecios pactados en la contratación estatal, por cuanto busca proporcionar
toda la información relacionada con los bienes y servicios que adquiere el
Estado en el desempeño de sus funciones, de manera oportuna y a precios reales
del mercado. con el propósito fundamental de asegurar que las adquisiciones que
se realicen se encuentren en un nivel de razonabilidad con determinados precios
de referencia.
Es preciso
aclarar que de conformidad con el artículo 17 de la Resolución 05313 de febrero
28 de 2002, las entidades públicas que hayan ingresado al SICE deberán cumplir
con los siguientes requisitos:
a.
Inscripción. Las entidades que no se encuentren
vinculadas al SIIF y deban inscribirse al SICE, de acuerdo con las vigencias
escalonadas establecidas en el artículo 59 de la presente resolución, lo harán
siguiendo el procedimiento indicado en el articulo 18 de la misma.
Las entidades vinculadas al SIIF, que sean registradas en forma
automática en el SICE, deberán complementar la información adicional que sea
solicitada en la Web del Sistema, de acuerdo con las instrucciones que para tal
efecto imparta la Contraloría General de la República.
b.
Elaborar y enviar los planes de compra. A partir de
la vigencia de la presente resolución, las entidades públicas deben elaborar y
enviar los planes de compras de acuerdo con el procedimiento establecido en los
artículos 22 a 28 y 34 de la presente Resolución.
c. Consultar
el CUBS y el RUPR. Los representantes legales de las Entidades, estarán en la
obligación de consultar el Catálogo Único de Bienes y Servicios -CUBS: el
Registro Único de Precios de Referencia -RUPR-, en las oportunidades,
condiciones y términos señalados en los artículos 32 y 34 de la presente
Resolución.
d. Exigir el
Certificado de Registro. Exigir en los procesos contractuales, que el proveedor
adjunte a las ofertas de adquisición de bienes y servicios, el Certificado de
Registro señalado en el artículo 47 y 48 de
la presente resolución.
e. Registrar
en el SICE los contratos celebrados. Las entidades registrarán sus contratos de
acuerdo al procedimiento establecido en el articulo 33 de la presente resolución.
f.
Publicar en su página Web los pliegos de condiciones
y los términos de referencia, de las compras que pretenda realizar, de
conformidad con lo expresado en la directiva presidencial No. 2 de Agosto 28 de
2000, mediante la cual se implemento la agenda de conectividad, e informar
inmediatamente al SICE a través de la WEB, de la inclusión de esta información,
con el propósito de que los usuarios del SICE puedan encontrar en la WEB del
SICE los vínculos a las Web de las entidades contratantes y consultar los
mencionados pliegos de condiciones, términos de referencia e información
referenciada en la Directiva Presidencial mencionada.
Obsérvese
como la norma indicada establece en su literal c) la obligación de las
entidades públicas de consultar el precio indicativo de los bienes a adquirir,
como requisito previo a la adjudicación.
Lo anterior por cuanto el sistema
no suministra a las entidades públicas lista de proveedores de los bienes que
adquiere el Estado Colombiano, información que se debe obtener del Registro
Único de Proponentes en los términos del articulo 22 de la Ley 80 de 1993.
2.2. El literal e) del artículo 17
de la Resolución 05313 de 2002 impone a las entidades contratantes la
obligación de exigir en los procesos contractuales, que el proveedor adjunte a
las ofertas de adquisición de bienes y servicios, el Certificado de Registro en
el SICE, el cual contendrá un número de identificación único y en el que se
hará constar que el proveedor inscribió los precios de sus bienes y servicios y
se indicará el precio registrado.
Una vez que los proveedores han
cumplido con la obligación de registrarse y registrar los precios de sus bienes
y servicios, procederá a solicitar que el sistema SICE le genere un certificado
de registro el cual se anexará a las ofertas que se presenten a las entidades
públicas.
El hecho de que el certificado
contenga o no los precios de referencia registrados por el proveedor, no limita
ni afecta el proceso contractual, puesto que la entidad debe consultar el
precio indicativo que arroja el sistema, sin tener en cuenta el precio que haya
registrado el proveedor en el mismo.
2.3. Las
propuestas presentadas por proveedores no registrados en el SICE, no podrán ser
evaluadas, teniendo en cuenta que este procedimiento es de obligatorio
Resolución 05313 de febrero 28 de 2002.
2.4. El
SICE contiene en su página Web una serie de instructivos, manuales y guías que
facilitan y permiten el conocimiento del Sistema, así mismo, las dudas e
interrogantes pueden ser absueltos a través del Call Center (centro de atención
de llamadas) del SICE, a través de los teléfonos que se informan al final del
presente oficio.
Estos mecanismos han sido
diseñados como facilitadores en un proceso de autocapacitación por cada una de
las entidades y proveedores.
2.5. El
artículo 47 de la Resolución 05313 de 2002, establece que el SICE generará
electrónicamente un certificado con un número de identificación único, en el
cual se hace constar que el proveedor inscribió los precios de sus bienes y
servicios y se indicará el precio registrado. Los usuarios lo podrán imprimir
en medio físico, con el fin de aportarlo al proceso o procesos contractuales en
los que desee participar.
Este certificado deberá ser
exigido por las entidades, de conformidad con lo dispuesto en el articulo 17 de
la misma resolución, en el cual se establece que el certificado deberá contener
la información enumerada en el citado artículo 47 y la vigencia establecida en
el artículo 48 de la misma Resolución.
En consecuencia, este certificado
no podrá ser reemplazado por la comunicación hecha por el Sistema sobre la
futura generación de la clave o por la generación de esta.
2.6. El Artículo 36 de la
Resolución 5313 de febrero 28 de 2002 impone a toda persona natural o jurídica
que pretenda suministrar al Estado los bienes y/o servicios incorporados al
CUBS, la inscripción previa en el SICE diligenciando el formulario que, para
tales efectos, encontrará en la Web del Sistema, a la que se accede por
Internet.
Así mismo,
el literal e) del artículo 17 de la citada Resolución establece a todas las
entidades estatales y las que administren bienes y recursos públicos, la
obligación de exigir al proveedor que, en los procesos contractuales, adjunte a
las ofertas de adquisición de bienes y servicios el Certificado de Registro de
los Proveedores en el SICE, señalado en los artículos 47 y 48 de la Resolución
5313.
En este orden de ideas, existe la
obligación para las entidades de solicitar el certificado de inscripción en el
SICE a los proveedores y esta es aplicable a todos los procesos contractuales
sin que sea limitada por cuantía o modalidad de contratación.
No
obstante !o anterior, debe tenerse en cuenta que el procedimiento realizado al
comprar con los fondos de la caja menor es más sencillo, y pretende facilitar
la adquisición de bienes y servicios destinadas a suplir necesidades menores o
imprevistos de la administración.
Por ésta razón, en forma temporal
y hasta tanto el sistema SICE pueda suministrar la información relacionada con
los precios indicativos de los bienes y servicios y haya codificado los bienes
del Catálogo Único de Bienes y Servicios, la adquisición de los bienes y
servicios con fondos de la Caja Menor, pueden realizarse sin exigirse
certificado de registro del proveedor y sin realizarse la consulta del precie
indicativo en el SICE.
En estos
términos damos respuesta a su consulta.
Para mayor
información, lo invitamos a consultar las páginas web: www.contraloríagen.gov.co
y www.sice-cgr.gov.co, en las cuales encontrará los textos completos de las
resoluciones que reglamentan el SICE, manuales e información adicional sobre el
funcionamiento del sistema.
Las
consultas sobre los procedimientos y obligaciones de este sistema se pueden
realizar a los siguientes teléfonos del Centro de Recepción de llamadas del
SICE:
Desde Bogotá: 6500825
6500875
Desde
fuera de Bogotá: 9001117423
Me suscribo de usted, cordialmente,
Directora Oficina Jurídica