SUPERINTENDENCIA DE
SOCIEDADES
RESOLUCIÓN 541-002500
23/09/2004
por la cual adopta el Reglamento
General de Archivo de la Superintendencia de Sociedades, y dicta otras
disposiciones de carácter administrativo.
El
Superintendente de Sociedades, en uso de sus facultades legales, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 80 de 1989 asignó al
Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos
del manejo general de archivos;
Que la Junta Directiva del Archivo
General de la Nación, mediante el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, adoptó y
expidió el Reglamento General de Archivos como norma reguladora del quehacer
archivístico del país;
Que la Ley 594 de 2000 estableció
las reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación;
Que para la adecuada prestación del
servicio ofrecido por el Area de Archivo de la
Superintendencia de Sociedades, y comprometer a otras dependencias en el logro
de los objetivos institucionales, en aras de lograr una mayor eficiencia y
facilitar los procesos en esta entidad, es necesario adoptar y establecer un
procedimiento que permita cumplir con los programas de gestión documental para
la conservación y consulta de documentos;
Que según lo dispone el numeral 10
del artículo 4° del Decreto-ley 1080 de 1996, corresponde al Superintendente de
Sociedades expedir los actos administrativos que le corresponden como jefe del
organismo;
Que con mérito en lo anteriormente
expuesto, este Despacho
RESUELVE:
Artículo 1°. Establecer el procedimiento para la
conservación y consulta de documentos denominado Reglamento General de Archivos
de la Superintendencia de Sociedades, así:
CAPITULO I
Disposiciones Generales
Artículo 2°. Principios rectores. Los
archivos de la Superintendencia de Sociedades harán suyos los fines esenciales
del Estado, en particular los de servir a la comunidad, garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución, la conservación y salvaguarda del patrimonio cultural y los de
facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las
decisiones que los afecten en los términos previstos en la ley.
Además, la gestión archivística será
desarrollada con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, conforme a lo
dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política.
Artículo 3°. Objeto del Reglamento General de
Archivo. El presente reglamento tiene por objeto establecer las pautas y
principios generales que regulan la función archivística en la Superintendencia
de Sociedades, en especial los criterios para la organización, consulta,
conservación y eliminación de los archivos de las diferentes dependencias de la
entidad y las funciones y responsabilidades de los funcionarios encargados de
su manejo.
Artículo 4°. Definiciones. Para los
efectos de la presente resolución y con el fin de obtener unidad de criterios,
forma parte integral de este acto administrativo el glosario de términos más
generales empleados en materia de archivos.
Artículo 5°. Principios generales. Los
principios generales que rigen la función archivística en la Superintendencia
de Sociedades, son los siguientes:
a) Objetivo de los archivos:
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para
uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la
historia;
b) Importancia de los archivos: Los
archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural
del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de
las obras y documentan las personas, los derechos y las instituciones;
d) Responsabilidad: Los
servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y
manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las
autoridades por el uso de los mismos;
e) Dirección y coordinación de la
función archivística: El Archivo General de la Nación es la entidad del
Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar
a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio
documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación;
f) Administración y acceso: Es
obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho
de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca
la ley;
g) Racionalidad: Los archivos
actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración
pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal;
h) Modernización: La
Superintendencia de Sociedades propugnará por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo
programas ef icientes y
actualizados de administración de documentos y archivos;
i) Función de los archivos:
Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria,
garantizadora y perpetuadora.
Artículo 6°. Formación de los archivos.
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través
de las siguientes fases:
a) Archivos de gestión:
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Su circulación o trámite es realizado para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados;
b) Archivo central: Lo
conforman el conjunto de documentos transferidos de los archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, siguen
siendo objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en
general;
c) Archivo histórico: Lo
conforman todos los documentos que desde el archivo central son transferidos
para que sean conservados permanentemente, dado el valor que representan para
la investigación, la ciencia o la cultura, previa decisión del Comité de
Archivo de la entidad.
Artículo 7°. Responsabilidad especial y
obligaciones. Los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades, al
desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos
a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
establecidos por el Archivo General de la Nación y la Circular Interna número
13 del 13 de julio de 2004, sin que ello implique exoneración de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades, de acuerdo con el
numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.
Artículo 8°. Obligaciones de los funcionarios
a cuyo cargo estén los archivos de la Superintendencia de Sociedades. El
Superintendente de Sociedades, los Superintendentes Delegados, el Secretario
General, los Intendentes Regionales, los Jefes de Oficina, los Directores, los
Coordinadores de Grupos de Trabajo y demás funcionarios administrativos a cuyo
cargo estén los archivos de la entidad, con fundamento en las Tablas de
Retención Documental aprobadas, tendrán la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación,
así como de la prestación de los servicios archivísticos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística.
Artículo 9°. Responsabilidad general de los
funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a
los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la
Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo
15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados
por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de
organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la
administración de la entidad y aquella que forma parte del patrimonio
documental de la Nación.
Artículo 10. Programas de gestión documental.
La Superintendencia de Sociedades elaborará Programas de Gestión de Documentos,
a través del uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos, y cuya implementación
estará condicio nada a los recursos presupuestales.
Parágrafo. Los documentos emitidos por los
citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original,
siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento
de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artículo 11. Procesos archivísticos. La
gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende
procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 12. Obligatoriedad de las Tablas de
Retención. Las Tablas de Retención Documental de la Superintendencia de
Sociedades, aprobadas mediante el Acuerdo número 43 de mayo 5 de 2000, del
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, y adoptadas mediante la
Resolución número 100-606 del 13 de junio de 2000, serán de obligatoria
aplicación.
CAPITULO II
Organos de Dirección, Coordinación y
Asesoría
Artículo 13. Dirección y Coordinación. La
dependencia encargada de dirigir y coordinar la función
archivística en la Superintendencia de Sociedades, incluidas las
Intendencias Regionales, es la Secretaría General.
Artículo 14. Aplicación y ejecución. La
dependencia encargada de la coordinación para la aplicación y ejecución de la
función archivística en la Superintendencia de Sociedades, es el Grupo de
Archivo.
Artículo 15. Asesoría. Para la aplicación
del presente reglamento intervendrá como órgano asesor el Comité de Archivo de
la Superintendencia de Sociedades.
Artículo 16. Comité de Archivo. El Comité
de Archivo de la Superintendencia de Sociedades, creado mediante Resolución
número 100-1864 del 23 de septiembre de 1998, es el órgano asesor de la alta
Dirección de la entidad, responsable de definir las políticas, los programas de
trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de
los archivos.
CAPITULO III
Organización y funcionamiento de los archivos
Artículo 17. Organización de los archivos
administrativos. La organización de los archivos administrativos de la
Superintendencia de Sociedades, estará fundamentada en las normas y
reglamentaciones dadas por el Superintendente de Sociedades, el Secretario
General y el Comité de Archivo de la entidad.
Artículo 18. Organización de los archivos de
gestión. La organización, administración, transferencia y conservación de
la documentación generada y recibida en las diferentes dependencias de la
entidad, es responsabilidad de cada una de ellas. Estos documentos, por ser
potencialmente parte integrante del Patrimonio Documental de la Nación, genera
la obligación a los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y
entregar los documentos debidamente inventariados. Los archivos de gestión,
deberán organizarse de acuerdo con las Tablas de Retención Documental, en
concordancia con los manuales de procedimientos y de funciones de la entidad.
Artículo 19. Criterios para la organización
de los archivos de gestión. Para la organización de los archivos de
gestión, serán aplicados los siguientes criterios :
1. La organización de los archivos
de gestión debe basarse en las Tablas de Retención Documental debidamente
aprobadas.
2. La apertura e identificación de
las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los
documentos responderá a la conformación de los expedientes. Los tipos
documentales serán ordenados de tal manera que pueda evidenciarse el desarrollo
de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el
primer documento encontrado al abrir la carpeta y la fecha más reciente, al
final de la misma.
4. Los tipos documentales que
integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados, a fin de facilitar su ordenación, consulta y
control.
5. Las carpetas y demás unidades de
conservación deben identificarse, marcarse y rotularse de tal forma que permita
su ubicación y recuperación. Dicha información general será: fondo,
dependencia, grupo, serie documental, número de expediente, NIT, clase de
carpeta, número de carpeta y número de caja, si fuera el caso.
6. Las transferencias primarias
deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en las Tablas de Retención
Documental. Para ello, el responsable de la respectiva dependencia elaborará un
plan de transferencias y seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el
particular haga el Coordinador del Archivo Central, diligenciando el formato
único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas de archivo que sean
utilizadas para la transferencia, serán identificadas así: código y nombre de
la dependencia, nombre de la serie documental, relación de las carpetas con
número de identificación, número consecutivo de la caja de archivo, fechas
extremas y números extremos de expedientes y vigencia fiscal.
Parágrafo. Los documentos de apoyo no deben
ser consignados en las Tablas de Retención Documental de las dependencias y,
por lo tanto, pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
Artículo 20. Clases de documentos. Los
documentos que conforman los archivos de la entidad, serán clasificados en tres
clases, a saber:
1. Facilitativos.
Son todos aquellos que soportan trámites que son comunes a todas las
dependencias como, por ejemplo, memorandos de correspondencia interna, recortes
de prensa, folletos, cartillas, circulares internas, formatos, planillas de
asistencia, fotocopias de normas legales.
2. Específicos. Son todos
aquellos recibidos o generados como producto de las actividades propias
asignadas a cada dependencia en desarrollo de sus funciones, tales como hojas
de vida, contratos, conciliaciones bancarias.
3. Técnicos. Son todos
aquellos que soportan las actividades fundamentales de la entidad y
corresponden a las funciones misionales de la Superintendencia de Sociedades en
desarrollo de sus facultades de inspección, vigilancia y control, lo mismo que
las jurisdiccionales. Estos documentos están contenidos en los diferentes
cuadernos de los expedientes de cada sociedad en las diferentes situaciones o
estados ante la Superintendencia y en los conceptos jurídicos o contables.< o:p>
Artículo 21. Numeración de actos
administrativos. La numeración de los actos administrativos emitidos por la
entidad, debe ser consecutiva y acorde con el sistema de gestión documental y
el artículo 6° del Acuerdo número 60 del 30 de octubre del 2001, emanado del
Archivo General de la Nación.
Artículo 22. Ordenación de expedientes.
Los expedientes serán ordenados de la siguiente manera:
1. Los documentos facilitativos y específicos de las dependencias, serán
ordenados de acuerdo con los siguientes parámetros:
▪ Cada año deberán abrirse las
carpetas utilizando como principio básico de creación, la estructura orgánica
de la entidad.
▪ Los documentos recibidos o
producidos por la dependencia, deben ser archivados utilizando una
clasificación temática y una ordenación cronológica.
▪ Dentro de las carpetas, los
documentos serán ordenados cronológicamente en forma ascendente, y para el caso
de la correspondencia interna despachada, si se trata de memorandos numerados,
serán llevados consecutivamente, de acuerdo con la numeración correspondiente.
2. Los documentos técnicos deben
conservar la organización definida en la normatividad vigente y los
lineamientos específicos para los diferentes procesos generadores de los
mismos, como es el caso de los distintos expedientes que maneja la entidad, los
cuales serán ordenados de acuerdo con los siguientes parámetros.
▪ Expediente: Es el
conjunto de documentos de un mismo tema, recibidos o producidos por cualquier
dependencia de la entidad, relacionados exclusivamente con una sociedad
vigilada; inspeccionada o controlada por la Superintendencia de Sociedades, en
desarrollo de sus funciones.
▪ Clases de expediente:
Dependiendo del trámite, son conformados diferentes tipos de expedientes, tales
como:
Jurídica: Conformado por documentos legales,
tales como escrituras de constitución, de reforma, estatutos, certificados de
Cámara de Comercio, resoluciones de órdenes, de multa, recursos, oficios, etc.
Revisión: Lo conforman los documentos
relacionados con estados financieros, anexos, notas, informes de gestión,
resoluciones de contribución, cuentas de cobro y recibos de pago de
contribuciones, etc.
Visitas: Lo conforman documentos originados
con la práctica de una visita o investigación administrativa, los autos o
resoluciones de visita, los oficios de traslado, documentos requeridos,
descargos, etc.
Papeles de trabajo: Corresponden a los documentos
obtenidos o elaborados en desarrollo de una visita, por parte de los
funcionarios, visitadores. Su reserva o uso será aplicada de conformidad con la
regulación prescrita en la ley.
Seguimientos financieros: Conformado por los estados de
alerta generados por la aplicación SIFI.
Actuaria: Contienen todos los estudios y cálculos actuariales
requeridos a las sociedades por el Grupo de Actuaria,
junto con toda la documentación relacionada con el tema.
Fondos Ganaderos: Todos los docume
ntos relacionados con los Fondos Ganaderos.
Clubes Deportivos: Contienen todos los documentos
relacionados con actividades desarrolladas por la Superintendencia de
Sociedades respecto a los clubes de deportistas profesionales.
Diagnóstico Concursal: Contiene los documentos
relacionados con el estudio y diagnóstico sobre la evaluación de un proceso concursal al que puede estar sometida una sociedad.
Control: Contiene los documentos relacionados
con esta etapa por la que puede pasar una sociedad y están conformados por
cuadernos separados, dependiendo de la actuación como, por ejemplo, visitas de
control, control, reserva documental de control.
Concordatos: Lo conforman todos los documentos
relacionados con el proceso concursal, los papeles de
actuación, los créditos, la calificación de los mismos, las objeciones, los
inventarios, los informes del Contralor, entre otros, y es manejado con
cuadernos separados debidamente identificados.
Liquidación Obligatoria: Conformado por todos los documentos
relacionados con el proceso liquidatorio, tales como
los documentos de actuación, los créditos, las objeciones, los inventarios, los
informes del liquidador, entre otros, y es llevado en cuadernos separados,
debidamente identificados.
Inversión y deuda externa: Conformado con los documentos
relacionados con los procesos de inversión y deuda externa e investigaciones
administrativas cambiarias.
Procesos de extinción de dominio: Conformado por los documentos
remitidos por la Fiscalía General de la Nación, la Dirección Nacional de
Estupefacientes y los organismos de investigación judicial, y los documentos
producidos por la entidad en desarrollo de los trámites pertinentes.
Reserva documental: Lo conforman los documentos que,
según la Constitución Política y la ley, tienen el
carácter de reservados. Para su aplicación, deberá tenerse en cuenta los
conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Superintendencia de
Sociedades.
Otros expedientes: Como los de Control Disciplinario,
que contienen todos los documentos relacionados con los procesos disciplinarios
a funcionarios y ex funcionarios de la entidad, son de carácter reservado y los
maneja directamente el Grupo de Control Disciplinario. Así mismo, el Grupo de
Recursos Humanos maneja otros tipos de expedientes especiales como las hojas de
vida, historias médicas, créditos de vivienda y pensiones, entre otros.
Artículo 23. Forma de ordenar los
expedientes. Los expedientes serán ordenados de acuerdo con su actividad,
numéricamente, por el código de expediente asignado al momento del sometimiento
de la sociedad por inspección, vigilancia o control, o alfabéticamente, cuando
es ordenada la práctica de una investigación administrativa, por la razón
social de la sociedad, y deberá tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:
▪ Todos los documentos que
alimentan los expedientes, deberán llevar registrado el número del expediente
de la sociedad vigilada, tanto los recibidos como los producidos por la
entidad.
▪ Los documentos serán
archivados en los cuadernos respectivos, cronológicamente en forma ascendente.
▪ Una vez efectuada la
revisión y el expurgo de copias y sobrantes del expediente y el desglose de los
documentos de reserva, será foliado consecutivamente, registrando el número del
folio en la parte superior derecha de la hoja.
▪ Deberá actualizarse la
tarjeta de control de foliado, registrando el número de folios a la fecha y el
nombre del funcionario responsable.
Artículo 24. Almacenamiento de los
documentos. Las dependencias deberán destinar un lugar centralizado para la
ubicación y almacenamiento de las unidades documentales, utilizando medios
adecuados de archivo, tales como archivadores de gavetas, folderamas,
estanterías o sistemas modulares de archivos rodantes por tracción.
Artículo 25. Descripción de los archivos.
Cada dependencia deberá efectuar la descripción de los archivos de gestión que
reposen en ella, elaborando una lista de unidades archivísticas con los
siguientes elementos:
▪ Mención de identidad:
Debe escribirse el nombre de la entidad a la cual pertenece el archivo y la
dependencia productora, con el detalle específico de área y grupo
correspondiente. Ejemplo:
Superintendencia de Sociedades
Delegatura de Procedimientos Mercantiles
Grupo de Concordatos.
▪ Título: Debe
transcribirse igual que la identificación de la carpeta o unidad documental.
Ejemplo:
Correspondencia Despachada
Informes de Gestión
Plan de Acción Anual 1999.
▪ Fecha de producción: Será
determinada por el año o periodo en que fue producida la documentación, sin
incluir en una unidad documentos de dos o más años. Ejemplo:
Año 1998
Enero - Junio - 1998.
▪ Contenido: Debe
realizarse una descripción por temas del contenido de cada una de las carpetas.
Ejemplo:
Copias de solicitudes de elementos
de oficina enviadas al Almacén.
▪ Características físicas:
Debe indicarse la información que proporcione cualquier característica sobre
los documentos. Ejemplo:
Carpeta, legajo, paquete, disquete, caja.
Artículo 26. Transferencia de documentos del
archivo de gestión al archivo central. Los documentos facilitativos
ubicados en los archivos de gestión, una vez cumplido el tiempo de retención,
deberán ser transferidos al Archivo Central, si así lo disponen las Tablas de
Retención Documental, y el jefe de la dependencia o el responsable de efectuar
dicha transferencia, una vez realizada la valoración para establecer si el
archivo amerita conservación, antes de enviar los documentos al Archivo
Central, deberá descartar, entre otros documentos, los siguientes:
▪ Manuscritos no oficiales.
▪ Borradores de trabajo.
& #9642; Borradores de
proyectos.
▪ Recortes de prensa.
▪ Revistas y folletos.
▪ Formatos y formas obsoletos.
▪ Fotocopias de normas.
▪ Sobres.
▪ Material bibliográfico.
▪ Documentos personales, y
▪ Planillas de asistencia.
Artículo 27. Requisitos para la
transferencia. Cada dependencia para efectuar la transferencia de
documentos al Archivo Central, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
▪ Traspasar anualidades
completas.
▪ Organizar paquetes de tamaño
homogéneo (máximo 30 centímetros de espesor), debidamente marcados con el
nombre de la dependencia, número de traspaso y número de paquetes. Ejemplo:
Superintendencia de Sociedades
Secretaría General
Grupo de Contabilidad
Traspaso N°
01
Paquete N°
01 de 5
Contiene recibos de caja de 1998.
▪ Legajar
los documentos en cada carpeta.
▪ Relacionar una a una la
totalidad de unidades archivísticas (carpetas, listados, fólderes o legajos), utilizando
el formato de transferencia, en original y copia.
▪ Firmar las planillas por
parte del responsable de la documentación, y
▪ Levantar el inventario
documental, adoptando el formato único de inventario documental, implantado por
el Archivo General de la Nación, de conformidad con el artículo 7° del Acuerdo
número 42 del 31 de octubre de 2002.
Este procedimiento será efectuado en
la fecha en que cada dependencia debe entregar las unidades archivísticas de la
transferencia, las cuales deben coincidir con los tiempos establecidos en las
Tablas de Retención Documental de la entidad.
Artículo 28. Transferencia de documentos
específicos y técnicos (expedientes) al archivo central. Cuando sean
documentos de la serie documental Expedientes, deberá observarse lo siguiente:
▪ Que los documentos hayan
cumplido su ciclo de gestión y terminado su trámite respectivo, conforme a lo
establecido en las Tablas de Retención Documental.
▪ Entregar, en original y
copia, la planilla de Inventario Documental, donde debe relacionarse una a una
la totalidad de unidades archivísticas (carpetas, cuadernos, legajos, fólderes,
expedientes) con su identificación respectiva, número de expediente, nombre de
la sociedad, clase y número de cuaderno, folios, etc.
▪ Firmar las planillas por
parte del responsable de la documentación junto co n
el acta respectiva, donde constará la fecha, dependencia que hace la
transferencia, los funcionarios que intervienen y el total de unidades
documentales transferidas, y
Una vez entregados los documentos,
un funcionario del Grupo de Archivo verificará las unidades documentales
entregadas contra la relación, designará la ubicación de la documentación
remitida en los estantes correspondientes y los registrará en la planilla de
transferencia.
El Coordinador del Grupo de Archivo
firmará las planillas de transferencia y devolverá a la dependencia remitente,
la copia debidamente firmada, la cual debe ser conservada para fines de
consulta posterior. El original de la planilla de traspaso será mantenido por el
Grupo de Archivo para control, consulta y eliminación de documentos.
Artículo 29. Eliminación de documentos.
Para la aplicación del presente Reglamento, entiéndase por eliminación la
destrucción de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal,
fiscal o financiero y que carezcan de valor histórico o de relevancia para la
ciencia y la tecnología.
Parágrafo. Los documentos originales que
posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos o almacenados mediante cualquier medio de desarrollo tecnológico
aprobado.
Artículo 30. Proceso de eliminación. Estará
ajustado en su realización a las pautas establecidas por el Archivo General de
la Nación y el presente Reglamento, deberá respetarse el resultado de la valoración
documental, la cual está expresada en las Tablas de Retención Documental de la
entidad, y la aprobación del Comité de Archivo de la Superintendencia de
Sociedades.
Artículo 31. Autorización para la eliminación
documental. La autorización para la eliminación de documentos será
responsabilidad del Comité de Archivo de la Superintendencia de Sociedades,
quien dará la aprobación correspondiente siempre y cuando esté ajustado a lo
establecido en las Tablas de Retención Documental. Para cada caso, es obligación
levantar el acta de eliminación, la cual contendrá las firmas autorizadas.
CAPITULO IV
Del Archivo Central
Artículo 32. Definición. Es el que agrupa
documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad,
cuya consulta no es tan frecuente, pero siguen teniendo vigencia y son objeto
de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Artículo 33. Características. El Archivo
Central tiene las siguientes características:
1. Son documentos conservados precaucionalmente o por razones de tipo legal, fiscal o
interno de la institución.
2. Constituyen fuente de consulta
potencial, principalmente como apoyo de la toma de decisiones y la gestión
administrativa.
3. Deben evaluarse periódicamente
para definir su valor y conservación permanente o su eliminación, conforme a lo
establecido en las Tablas de Retención Documental.
Artículo 34. Responsabilidad del Archivo
Central. El Grupo de Archivo será responsable de la administración de estos
archivos y ejercerá el control de la documentación recibida de las diferentes
dependencias, las cuales serán ubic adas en estanterías señalizadas y organizadas para su
consulta y disposición final.
Artículo 35. Clasificación y ordenación.
Los documentos facilitativos y específicos serán
clasificados y ordenados por dependencias, conservando la estructura orgánica
de la entidad. Los documentos serán archivados en cajas plenamente
identificadas, las cuales deben ubicarse en las estanterías predeterminadas.
Los documentos técnicos o
expedientes, serán clasificados y ordenados numéricamente, de acuerdo con el
número del expediente de la sociedad, y ubicados en las estanterías, según su
especialidad, para la serie documental Consecutivos de Actos Administrativos.
Una vez empastados los tomos correspondientes por temas (resoluciones, oficios,
actas, autos, certificaciones), serán organizados en las estanterías por
vigencias fiscales, conservando la secuencialidad
numérica del tomo y la fecha.
Los documentos recibidos o producidos
por diferentes dependencias de la entidad y que corresponden a personas
naturales, entidades de control, sociedades no vigiladas por la
Superintendencia de Sociedades, etc., clasificados como Varios, serán
archivados en legajadores A-Z, por el número de
radicación y vigencia fiscal.
CAPITULO V
Del Archivo Histórico
Artículo 36. Definición. El Archivo
Histórico es aquel al que son transferidos, desde el Archivo Central, los
documentos, de archivo de conservación permanente.
Artículo 37. Características. El Archivo
Histórico tiene las siguientes características:
1. Son documentos conservados con
fines de consulta diferentes de los relacionados con la función administrativa
y por personas diferentes de sus productores, y
2. Condensan un hecho determinado,
una actividad o decisión y los procedimientos de la entidad.
Artículo 38. Responsabilidad. El Grupo de
Archivo será responsable de la administración, custodia y control de estos
archivos y velará por su conservación permanente.
Artículo 39. Organización del archivo
histórico. Su organización, mantenimiento y conservación deberá hacerse
conforme a lo establecido en las Tablas de Retención Documental de la entidad.
Artículo 40. Descripción. Cuando vaya a
realizarse transferencia de documentación histórica al Archivo General de la
Nación o a los archivos históricos de la entidad, serán acordadas las pautas
para la descripción de los documentos o unidades archivísticas, a través del
Comité de Archivo de la Superintendencia de Sociedades.
CAPITULO VI
De los servicios archivísticos
Artículo 41. Acceso a los documentos de
archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos del
archivo de la Superintendencia de Sociedades, en los términos consagrados en el
artículo 74 de la Constitución Política de Colombia.
Para acceder a los documentos
administrativos conservados en los archivos de la Superintendencia de
Sociedades, o a la información contenida en ellos, es necesario que haya un
interés general o particular, de conformidad con el ejerci
cio del Derecho de Petición consagrado en el artículo
23 de la Constitución Política Nacional y normas reglamentarias.
Los funcionarios encargados de los
servicios archivísticos garantizarán el derecho a la intimidad personal y
familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en
la Constitución Nacional y la ley.
Artículo 42. Acceso a las sedes de archivo.
Los usuarios que acudan a los archivos, tendrán acceso únicamente a las áreas
autorizadas (recepción o salas de consulta).
El Coordinador del Grupo
Administrativo podrá sancionar con restricción o impedimento de acceso, a los
usuarios internos o externos que infrinjan las normas internas del área, sin
perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, civiles o penales que puedan
derivarse de su conducta.
Artículo 43. Reserva legal. Los
documentos de reserva legal que, conforme a la Constitución Política y la ley,
tienen ese carácter, deben llevarse y manejarse en carpetas separadas, para
garantizar su confidencialidad a la hora de la consulta.
La reserva legal sobre los
documentos de archivos públicos cesará a los 30 años de su expedición.
Cumplidos estos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter
histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que
esté en su posesión, adquiere la obligación de expedir a quien lo demande
copias o fotocopias del mismo, conforme a lo dispuesto en el artículo 28 de la
Ley 594 de 2000.
Artículo 44. Horarios de atención. Los
archivos centrales de la Superintendencia de Sociedades y los locales en cada
una de las Intendencias Regionales, adoptarán para la prestación de los
servicios archivísticos, el mismo horario contemplado para la atención del
público en general.
Artículo 45. Consulta en Sala. El usuario
interno o externo que requiera consultar documentos conservados en el archivo,
podrá optar por el servicio de "Consulta en Sala".
En este evento, el usuario, previo a
la consulta de los documentos correspondientes, diligenciará el formato
diseñado para tal fin y lo entregará al funcionario encargado, quien le
suministrará el material requerido. El solicitante podrá examinar las unidades
documentales, tomar nota y solicitar la reprografía de los documentos de
interés, de conformidad con lo establecido en la Resolución 100-0733 del 19 de
marzo de 2003.
Artículo 46. Préstamo de documentos. El
préstamo de documentos será de dos clases: una, de los consecutivos de
resoluciones, oficios, actas, autos y certificaciones, y la otra, de
expedientes de sociedades vigiladas, inspeccionadas o controladas.
Tendrán acceso a este servicio todos
los funcionarios de la entidad y los usuarios externos y funcionarios de
entidades de control que así lo soliciten y el trámite será el establecido en
la Circular Interna 09 del 29 de marzo de 1999, en concordancia con la
Resolución 100-0733 del 19 de marzo de 2003, aprobada por la Procuraduría
General de la Nación, mediante Resolución 190 del 8 de abril de 2003.
Artículo 47. Préstamo de expedientes a
usuarios internos. Deberá diligenciarse el formato diseñado para tal fin, y
entregarse en el Grupo de Archivo, donde prepararán o alistarán los expedientes
solicitados y lo entregarán en el puesto de trabajo, junto con la boleta de
préstamo, la cual deberá ser firmada al momento de recibir los expedientes.
Artículo 48. Préstamo de expedientes a
usuarios externos. Deberá diligenciarse un formato de solicitud, el cual
será entregado al funcionario encargado. Una vez recibida la solicitud, si los
expedientes están disponibles, le será entregada al usuario para su consulta y
la petición será resuelta por mostrador, de lo contrario, le dará cita al
solicitante para que en el término de dos (2) días pueda contar con los
expedientes solicitados, tiempo durante el cual el Grupo de Archivo localizará
y preparará los expedientes requeridos.
Artículo 49. Reprografía de documentos.
Todo usuario interno o externo podrá solicitar copias reprográficas o
fotocopias de los documentos conservados en los archivos de la Superintendencia
de Sociedades, mediante el cumplimiento de lo establecido en las Circulares
Internas 04 del 31 de enero de 2000 y 15 del 3 de mayo de 2000, en concordancia
con la Resolución 100-0733 del 19 de marzo de 2003, la cual reglamenta el
trámite interno de peticiones, atención de quejas, reclamos y sugerencias en la
Superintendencia de Sociedades.
CAPITULO VII
Conservación de los documentos
Artículo 50. Conservación de documentos.
Los responsables de los archivos de la Superintendencia de Sociedades, deberán
implementar un sistema integrado de conservación de su documentación,
incluyendo en sus programas de gestión documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el
momento de su producción, adoptando las normas relativas a la permanencia y la
durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas
y magnéticas".
Artículo 51. Calidad de los soportes. Los
documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes
de comprobada durabilidad y calidad, mediante la utilización de papelería con
gramaje entre 75 y 90 gr/m2, libre de
ácido y exento de lignina, cuyo valor de PH esté en rango de 7.0 a 8.5, de
acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 "Papel para
documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad". Las
tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir
acidez al soporte.
Para la información generada o
guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus
fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos
compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción
libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de
migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para
asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto sean estandarizados los
sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de información.
Parágrafo. Los documentos de archivo de
conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso,
deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la
preservación y conservación de la misma.
Artículo 52. Conservación de documentos en
nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará las pautas y normas
técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los
documentos en nuevos soportes.
Artículo 53. Reproducción de documentos.
De conformidad con el artículo 49 de la Ley 594 de 2000, en ningún caso los
documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido
reproducidos por cualquier medio.
CAPITULO VIII
Disposiciones finales
Artículo 54. Seguimiento y control. La
Oficina de Control Interno ejercerá el control y seguimiento sobre la
aplicación y cumplimiento del Reglamento General de Archivos de la
Superintendencia de Sociedades.
Artículo 55. Glosario de términos
archivísticos. El glosario anexo es parte integral del Reglamento de
Archivo de la Superintendencia de Sociedades, lo complementa y permite dar
claridad a una norma determinada. Los términos que lo conforman fueron
extraídos del texto general del Reglamento y está ordenado alfabéticamente para
facilitar su búsqueda y consulta.
Artículo 56. Vigencias y derogatorias. El
presente Reglamento rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo
pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese
y cúmplase.
Dada en
Bogotá, D. C., a 23 de septiembre de 2004.
Rodolfo Daníes
Lacouture.
GLOSARIO
▪ Acervo documental:
Conjunto de los documentos de un archivo.
▪ Administración de
archivos: Son las operaciones administrativas y técnicas relacionadas con
la planeación, dirección, organización, control y evaluación de todos los
archivos de una Institución.
▪ Almacenamiento de
documentos: Depósito de los documentos en estanterías, cajas, archivadores,
legajos, etc., para su conservación física y posterior utilización.
▪ Archivo: Es uno o más
conjuntos de documentos producidos o recibidos por cualquier dependencia de la
entidad, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de
su ciclo vital, conservándolos mediante pautas de organización definidas, con
fines administrativos, legales, fiscales, históricos, académicos, etc.
Los documentos producidos por la
entidad están constituidos por series documentales definidas en las Tablas de
Retención, las cuales requieren conservación temporal o permanente, de tal
forma que su posterior consulta pueda efectuarse en forma ágil y confiable.
▪ Archivo público:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así
como los archivos privados declarados de interés público.
▪ Archivo privado de
interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación,
la ciencia y la cultura es de interés público y declarado como tal.
▪ Archivo total:
Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos, esto es, el
proceso integral de la formación del archivo.
▪ Catálogo: Instrumento
de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos,
tomando en cuenta un criterio determinado.
▪ Ciclo vital del
documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.
▪ Clasificación documental:
Labor intelectual por la que se indican y establecen las series documentales
que componen cada fondo.
▪ Documento de archivo:
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón
a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal,
o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación.
▪ Documento original:
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
▪ Eliminación de
documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología.
▪ Expediente: Conjunto
de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad de
conservación de archivo.
▪ Folio: Hoja de libro,
de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica
el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista, cuaderno,
expediente, etc.
▪ Fondo: Totalidad de
las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es
objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una
institución o persona.
▪ Función archivística:
Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la
elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
▪ Gestión documental:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al manejo y
organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta,
conservación y utilización.
▪ Guía: Instrumento que
describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando
las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan,
secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la
documentación.
▪ Inventario: Es el
instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de
un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.
▪ Legajo: En los
archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.
▪ Microfilmación:
Técnica que permite fotografiar documentos para obtener pequeñas imágenes en
película.
▪
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
▪ Reprografía: Conjunto
de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica
y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la
fotocopia, el microfilm y los discos ópticos.
▪ Retención de documento:
Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el
archivo respectivo después de las transferencias documentales, tal como se
consigne en las tablas de retención.
▪ Serie documental: Es
el conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados
de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
▪ Soporte documental:
Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales,
fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
▪ Tablas de retención
documental: Listados de series o tipos documentales a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino
una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal.
▪ Tipo documental: Hace
referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la
estructura física del documento. Pueden ser, entre otros tipos documentales,
actas, contratos y facturas.
▪ Transferencia de
archivos: Remesa de los documentos del archivo administrativo al central y
de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención documental
adoptadas.
▪ Unidad archivística:
Es aquella que integra un cuerpo archivístico, conformado por unidades
documentales según su tipología. Pueden ser unidades archivísticas, entre
otras, un legajo, un expediente, un fondo o una serie.
▪ Unidad de conservación:
Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser
unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un
tomo.
▪ Unidad documental: Es
la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser
considerada documento. Pueden ser unidades documentales, entre otras, un auto,
un oficio, una resolución, un informe, etc.