Contaduría General de la Nación

CIRCULAR EXTERNA NUMERO 021 DE 1998

(febrero 13)

Señores:

REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE AREA FINANCIERA, JEFES DE CONTABILIDAD
Y CONTADORES DE LOS ENTES PUBLICOS PERTENECIENTES A LOS NIVELES NACIONAL Y TERRITORIAL EN SUS SECTORES CENTRAL Y DESCENTRALIZADO A QUE SE REFIERE EL NUMERAL 4º DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA

Referencia: Normas técnicas de contabilidad relativas a los Estados contables básicos Individuales y Consolidados, en desarrollo de los numerales 5.7.1.1.3 y 5.7.1.2 respectivamente, del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), adoptado mediante la Resolución 4444 del 21 de noviembre de 1995.

Este Despacho se permite impartir las normas técnicas relacionadas con la elaboración y presentación de los Estados contables de naturaleza cuantitativa denominados: Balance general, Estado de actividad financiera, económica y social y Estado de cambios en el patrimonio y sus equivalentes consolidados.

1. Objetivos

1.1 Suministrar a los administradores de las entidades públicas herramientas que les permitan evaluar objetivamente su gestión, dotándolos con instrumentos idóneos para la toma de decisiones y el análisis de la situación financiera de los entes públicos bajo su responsabilidad en un período determinado.

1.2 Precisar los estados contables que los entes públicos deben presentar a los organismos de control y demás personas interesadas.

1.3 Generar mecanismos que permitan a la ciudadanía en general, ejercer activamente la fiscalización propia de una democracia participativa.

2. Estados contables de naturaleza cuantitativa

2.1 Balance general

2.1.1 Definición

Muestra la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio público.

2.1.2 Estructuración

De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP), "Se configura mediante una tabulación formal de códigos numéricos, relación de cuentas de activo, pasivo y patrimonio público, representados en términos monetarios, que reflejan, a una fecha de corte o de cierre, la recopilación, clasificación y resumen de los datos contables."

Para su elaboración y presentación deben tenerse en cuenta los elementos cuyas definiciones, están contempladas en el numeral 5.7.1.1.1 del PGCP.

En el Procedimiento número 006 del 13 de febrero de 1998, se presenta en forma detallada la estructura del Balance General.

2.1.3 Formas de presentación

La presentación del Balance General considera la estructura del Catálogo General de Cuentas (CGC), así:

2.1.3.1 A nivel de grupo (dos dígitos). Se incluirán los grupos correspondientes a las clases de activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden deudoras y acreedoras. (Ver Procedimiento número 006 del 13 de febrero de 1998 - Anexo No. 1).

2.1.3.2 A nivel de cuenta (cuatro dígitos). Se incluirán las cuentas correspondientes a los grupos de activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden deudoras y acreedoras. (Ver Procedimiento número 006 del 13 de febrero de 1998 -Anexo No. 2).

En el Balance general deberá presentarse por separado y en forma consistente la estructura detallada de sus saldos corrientes y no corrientes, expresando sus cifras aproximadas a miles de pesos y mostrarse en forma comparativa a nivel de grupos o cuentas, según sea el caso, con las del "período anterior", entendido éste conforme a lo previsto en el numeral 1.2-Estados Contables Comparativos, del Procedimiento número 006 del 13 de febrero de 1998.

2.2 Estado de actividad financiera, económica y social

2.2.1 Definición

"Señala la actividad financiera, económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado."

2.2.2 Estructuración

"Su configuración se establece mediante una tabulación formal de códigos numéricos, de cuentas de ingresos, costos y gastos, representados en términos monetarios."

Para su elaboración y presentación deben tenerse en cuenta los elementos cuyas definiciones, están contempladas en el numeral 5.7.1.1.1 del Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP).

En el Procedimiento número 006 del 13 de febrero de 1998, se presenta en forma detallada la estructura del Estado de actividad financiera, económica y social.

2.2.3 Formas de presentación

El Estado de actividad financiera, económica y social se estructura a partir de la presentación clasificada de los grupos y cuentas que conforman las clases de ingresos, gastos y costos del Catálogo General de Cuentas (CGC), así:

2.2.3.1 A nivel de grupo (dos dígitos). Se incluirán en forma clasificada los grupos correspondientes a las clases de ingresos, gastos y costos. (Ver Procedimiento número 006 del 13 de febrero de 1998 - Anexo número 3).

2.2.3.2 A nivel de cuenta (cuatro dígitos). Se incluirán en forma clasificada las cuentas correspondientes a los grupos de ingresos, gastos y costos. (Ver Procedimiento número 006 del 13 de febrero de 1998 - Anexo No. 4).

Las cifras del Estado de actividad financiera, económica y social deberán presentarse aproximadas a miles de pesos y mostrarse en forma comparativa a nivel de grupos o cuentas, según sea el caso, con las del "período anterior", entendido éste conforme a lo previsto en el numeral 1.2-Estados Contables Comparativos del Procedimiento número 006 del 13 de febrero de 1998.

2.3 Estado de cambios en el patrimonio

2.3.1 Definición

Presenta en forma detallada y clasificada las variaciones que se generan, de un ejercicio contable a otro, en las cuentas de la clase 3 "Patrimonio".

2.3.2 Estructuración

Los elementos constitutivos del presente estado contable corresponden a las cuentas de patrimonio definidas en el Catálogo General de Cuentas (CGC). Para su estructuración se requiere calcular las variaciones de cada una de las cuentas (cuatro dígitos) que componen la clase 3 "Patrimonio".

En el Procedimiento número 006 del 13 de febrero de 1998, se presenta en forma detallada la estructura del Estado de cambios en el patrimonio.

2.3.3 Forma de presentación

El Estado de cambios en el patrimonio deberá elaborarse en forma comparativa mostrando los cambios observados entre dos ejercicios contables al nivel de la clase 3 "Patrimonio" del CGC. Así mismo permite apreciar el detalle de las variaciones patrimoniales del período a nivel de cuenta (cuatro dígitos) clasificando sus movimientos como incrementos, disminuciones y partidas sin movimiento.

Al igual que para los demás estados contables, las cifras de sus saldos deberán presentarse aproximadas a miles de pesos.

3. Presentación y publicación

3.1 Las entidades públicas deberán generar mensualmente, para uso interno, los estados contables definidos en esta circular externa y remitirán a la Contaduría General de la Nación, en forma trimestral, el Balance general y el Estado de actividad financiera, económica y social y anualmente, con corte a 31 de diciembre, el Estado de cambios en el patrimonio, todo conforme con las fechas de presentación de la información señaladas por este Despacho.

3.2 Los representantes legales, deberán garantizar que una copia de los estados contables remitidos a la Contaduría General de la Nación sea expuesta en un lugar visible y de fácil acceso a la ciudadanía en general, para lo cual impartirán las instrucciones pertinentes, sin que necesariamente deban incluirse los códigos de grupos y cuentas que aparecen detallados en los anexos.

3.3 Las entidades públicas deberán presentar obligatoriamente, en medio magnético o impreso, los estados contables anteriormente descritos a nivel de cuenta (cuatro dígitos) a la Contaduría General de la Nación y, en forma opcional, se presentarán estructurados a nivel de grupo (dos dígitos).

3.4 Los estados materia de esta circular se remitirán a la Contaduría General de la Nación, conjuntamente con la información contable básica, la relación de saldos de operaciones recíprocas y su estructura patrimonial, contenida en los formatos CGN-96-001, CGN-96-002 y CGN-98-003, respectivamente.

4. Vigencia

La presente circular se aplicará a partir de la fecha de su publicación y los estados aquí determinados deberán remitirse, por primera vez a este Despacho, con la información correspondiente al corte del 30 de junio de 1998.

Cordialmente,

El Contador General de la Nación,

Edgar Fernando Nieto Sánchez.