Julio 15 de 1998

Señores:

Apreciados Señores:

La resolución No. 1027 del 10 de Julio de 1998, publicada en el boletín del departamento administrativo nacional de cooperativas del 13 de julio de 1998, dicta normas relacionadas con la periodicidad, formalidades y requisitos para la presentación de estados financieros por parte de las entidades que se encuentran sujetas a la inspección, control y vigilancia del departamento administrativo nacional de cooperativas.

En desarrollo de lo previsto en la mencionada resolución, las entidades sometidas a inspección y vigilancia deben presentar en las fechas que señala la presente circular los estados financieros con corte a 31 de Diciembre de 1997, Marzo 31 y Junio 30 de 1998, en los disquetes que contienen los formatos de solicitud de información, que constituyen el formulario oficial para tal fina, por lo que deberán ser diligenciados en su totalidad conforme a las instrucciones que adelante se indica.

Las entidades deberán diligenciar en su totalidad los formatos contenidos en los disquetes y que se relacionan a continuación, según se trate de ejercicios intermedios o de cierres de ejercicio.

todas las entidades deberán reportar para los cierres de ejercicios los siguientes formatos:

1. Balance y estado de resultados de acuerdo con el plan único de cuentas contingentes y de orden y de orden.
2. Distribución de excedentes.
3. Información estadística.

Adicionalmente, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben remitir los siguientes formatos:

1. situación de cartera, y
2. cuentas para el cálculo de la relación de solvencia

Dado que para el análisis se requiere del saldo del ejercicio actual y del ejercicio anterior, se debe diligenciar un formato de Plan Unico de Cuentas y de situación de cartera con corte a Diciembre de 1996 y otro formato de Plan _Unico de Cuentas y de situación de cartera con corte a diciembre 31 de 1997.

2. EJERCICIOS INTERMENDIOS

Todas las entidades deberán reportar para cada ejercicio intermedio el balance y estado de resultados incluyendo las cuentas contingentes y de orden de acuerdo con el Plan Unico de Cuentas.

Adicionalmente las Cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben remitir los siguientes formatos:

1. Situación de la cartera,
2. Cuentas para el cálculo de la relación de solvencia

Las entidades deberán diligenciar un solo formato de identificación y de directivos de acuerdo con la información vigente a la fecha de entrega de información.

Cabe anotar que la totalidad de los formatos enumerados anteriormente y sus correspondientes validaciones, se encuentran en el software que se entregará a cada una de las entidades vigiladas para la remisión de información.

Solamente se recibirán los disquetes que contengan la totalidad de los formatos de acuerdo con lo establecido en los numerales 1.1 y 1.2.

1. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS

El Plan Unico de Cuentas se debe reportar a seis dígitos, es decir se deben diligenciar todas las clases, grupos, cuentas mayores y subcuentas que tengan saldo al final del periodo a reportar y que aplican para cada tipo de entidad.

Los valores registrados deben ser en pesos con dos decimales.

El plan de cuentas debe cumplir con las siguientes validaciones:

• La sumatoria de las subcuentas (seis dígitos) debe corresponder al valor registrado en la cuenta mayor (cuatro dígitos),
• La sumatoria de las cuentas mayores debe corresponder al valor registrado en el grupo (dos dígitos)
• La sumatoria de los grupos debe corresponder al valor registrado en la clase (un dígito)
• La ecuación contable básica debe cumplirse: Activo-Pasivo-Patrimonio=0
• El valor registrado en la cuenta resultados del ejercicio del balance (36) debe ser igual al valor registrado en la cuenta de resultados del ejercicio del estado de resultados(58).

La naturaleza débito o crédito de las cuentas debe respetarse, por tanto cuentas de signo contrario al de su naturaleza no serán aceptadas, así por ejemplo las cuentas por cobrar y cuentas por pagar deben reportarse con saldo positivo.

Adicionalmente las cuentas crédito del activo tales como provisiones, depreciaciones y armonizaciones acumuladas deben reportarse con signo positivo. Del mismo modo se procederá con las cuentas del pasivo, del patrimonio y del estado de resultados, excepto aquellas cuentas que pueden tener saldo negativo o positivo como son las de resultados del ejercicio (36 y 58) y ajustes por inflación (45).

Las validaciones anteriores permiten como máximo un margen de error de un peso, por lo tanto es indispensable el diligenciamiento de los dos decimales, como se dijo anteriormente.

Los campos de este formato se deben diligenciar de la siguiente forma:

Corresponde a la fecha de corte de los estados financieros, por ejemplo: 31 de diciembre de 1997 o 30 de junio de 1998.

Se debe seleccionar "SI" cuando se trate de estados financieros de cierre de ejercicio, por ejemplo, para el reporte de información con corte a 31 de diciembre de 1997.

Se debe seleccionar "NO" cuando se trate de estados financieros intermedios, por ejemplo, para los reportes de información con corte a 31 de marzo de 1998 y 30 de junio de 1998.

Siempre se debe seleccionar "NO", ya que este campo se refiere a la aprobación de estados financieros de cierre de ejercicio por parte de la entidad pública que ejerce el control y vigilancia sobre la entidad.

En esta columna se reportan los saldos de las cuentas en pesos con dos decimales.

2. SITUACION DE CARTERA

 

Fecha de corte

Corresponde a la fecha de corte de información, por ejemplo: 31 de diciembre de 1997 o 30 de junio de 1998.

 

Columnas

En las columnas 1 y 2, Número de operaciones: se debe reportar el número de operaciones realizadas con asociados y con no asociados.

En las columnas 3 y 4, Capital: se debe reportar el valor consolidado de los créditos otorgados a asociados y no asociados.

En las columnas 5 y 6, Intereses: se debe reportar el valor consolidado de los intereses causados sobre los créditos otorgados a asociados y no asociados.

En las columnas 7 y 8, Provisiones: se debe registrar el valor total de las provisiones constituidas para los créditos a asociados y no asociados.

El total de las columnas 3 y 4, Capital, menos el de las columnas 7 y 8 Provisiones, debe corresponder al saldo registrado en las columnas 14 y 15 del Plan Unico de Cuentas, del mismo periodo.

Las cifras de las columnas 1 y 2 deben reportarse en números enteros, sin decimales.

Los valores de las columnas 3 a 8 deben ser reportadas en pesos con dos decimales.

 

 

3. FORMATO DE CUENTAS NO PUC PARA EL CALCULO DE LA RELACION DE SOLVENCIA.

Este formato se debe diligenciar de acuerdo con lo establecido en la circular Externa 008 de septiembre 30 de 1997.

Corresponde a la fecha de corte de información, por ejemplo: 31 de diciembre de 1997 o 30 de junio de 1998.

Las cifras deben reportarse en pesos con dos decimales, excepto el renglón 140 "Porcentaje de excedentes que en la última distribución hayan sido capitalizados y/o destinados a incrementar la reserva para protección de aportes", valor que se debe diligenciar en número entero y dos decimales; así por ejemplo, si dicho porcentaje fue 5%, se debe escribir en el campo 5.00.

Corresponde a la fecha de corte de ejercicio, por ejemplo: 31 de diciembre de 1997.

Las cifras reportadas deben ir en pesos y dos decimales.

El formato debe diligenciarse en su totalidad, excepto cuando la entidad presente pérdidas, caso en el cual se deberá diligenciar solamente el renglón 005 de la unidad de captura 1 "Resultados del ejercicio".

Los datos a reportar deben ser enteros, sin decimales, excepto el renglón 010, de la unidad de captura 3, "Valor promedio préstamos" el cual se debe diligenciar en pesos con dos decimales.

Se debe registrar el número completo. Es de obligatorio diligenciamiento.

En la pantalla aparecerá 9999 como código.

Este campo se debe diligenciar con esta fecha: 30 de junio de 1998.

• Nombre: este campo debe ser diligenciado con la razón social completa de la entidad.
• Sigla: Sigla de la entidad

Corresponde a la fecha de constitución de la entidad.

Este campo debe ser diligenciado con alguna de las siguientes opciones:

• Cooperativas de ahorro y crédito.
• Cooperativas especializadas diferentes a las de ahorro y crédito.
• Multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito
• Multiactivas o integrales sin sección de ahorro y crédito
• Institución auxiliar
• Organismos de segundo grado
• Organismos de tercer grado
• Fondos de empleados
• Asociación mutual

Las precooperativas deberán seleccionar, según les corresponda, cualquiera de las primeras 4 opciones e indicar que se tratan de precooperativas en el campo donde se pregunta si es o no precooperativa.

Las entidades diferentes a las cooperativas de ahorro y crédito deberán diligenciar este campo, para lo cual, debe escoger de las opciones que presenta el sistema la actividad principal que desarrolla la entidad.

Las cooperativas o precooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito deben seleccionar la actividad principal que realicen diferente de la de ahorro y crédito.

Registre los datos correspondientes al domicilio principal, esto es dirección con ciudad y departamento, teléfono (sin indicativo) y fax.

Debe indicar si realiza operaciones con terceros no asociados (abierta) o solamente con asociados (cerrada). En el caso de seleccionar cerrada, debe indicar si está integrada por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad, ya sea pública o privada.

En caso de seleccionar abierta, debe indicar la fecha a partir de la cual ejerce la actividad en forma abierta, en el campo "Fecha de inicio de operación".

Si la entidad cuenta con una póliza global, debe indicar el nombre de la compañía de seguros, la fecha de la próxima renovación y si la compañía aseguradora es de naturaleza cooperativa.

Las entidades que cuenten con personería jurídica deberán diligenciar este campo.

7. DIRECTIVOS

Este campo se debe diligenciar con esta fecha: 30 de junio de 1998.

Debe seleccionar de la opción tipo de directivo, la que corresponda a los datos que va a diligenciar.

Se debe reportar información, del consejo de administración, junta de vigilancia, representantes legales y revisor fiscal.

Una vez seleccionado el tipo de directivo debe diligenciar los siguientes datos:

Debe diligenciar los campos correspondientes a primer apellido, segundo apellido, nombres, documentos de identidad, y número.

La opción NIT, de tipo de identificación, solamente se puede utilizar en el caso en que el revisor fiscal sea una persona jurídica.

Diligencie los campos de dirección, teléfono, ciudad y departamento de cada uno de los directivos.

Siempre se debe seleccionar nombrado, ya que se reportan solamente los directivos activos.

Se debe reportar la fecha en la cual la persona fue nombrada en el cargo.

Se debe indicar si el directivo reportado es principal o suplente.

Este campo se desplegará cuando sé este diligenciando los datos de representantes legales y en este se debe reportar el cargo que ocupa la persona dentro de la estructura orgánica de su entidad. Por ejemplo si el representante legal es el gerente general de la entidad, se debe colocar en el campo "Gerente general".

Este campo se desplegará cuando se esté diligenciando los datos del revisor fiscal y en éste se debe reportar el nombre de la empresa que realiza la revisoría fiscal, si es del caso.

NOTA: Los campos de identificación, domicilio, estado, fecha y calidad deben ser diligenciados individualmente para cada una de las personas relacionadas.

4. ESTRUCTURA DE LOS FORMATOS

Los formatos de PUC, distribución de excedentes, situación de cartera, cuentas para el cálculo.

Los formatos están conformados por columnas y renglones.

Las unidades de captura son simplemente agrupaciones de renglones de acuerdo con temas específicos. Por ejemplo, en el formato de información estadística, la unidad de captura 1 agrupa los renglones referentes al número de asociados que tiene la entidad, mientras que la unidad de captura 4 agrupa los renglones relacionados con los empleados de la entidad.

Los datos a reportar en los formatos se colocan en las columnas destinadas para tal fin.

 

5. SOFTWARE DE CAPTURA

El software de captura esta compuesto por 5 disquetes, así: los disquetes ¼, 2/4, ¾ y 4/4 contienen el software de captura y el 1/1 contiene el manual de instalación y de funcionamiento del sistema de captura.

1. REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA LA INSTALACION DEL SOFTWARE.

0. Requerimientos mínimos de hardware:

Procesador: 386 o superior

Memoria: 8 MB o superior

Monitor: VGA (640 * 480)

Espacio disco libre: 30 MB

1. Requerimientos mínimos de hardware:

Sistema operativo: windows 3.1. o superior (con instalación completa).

 

2. INSTRUCTIVO PARA LA INTALACION DEL SOFTWARE

1. Salga de windows al DOS
2. Colóquese en el directorio raíz

Digite: cd/ [enter]

3. Cree el subdirectorio manual

Digite. Md [espacio] manual [enter]

4. Pásese al subdirectorio creado

Digite: cd [espacio] manual [enter]

5. Copie de disquete 1/1 (manual) el contenido

Digite: copy (espacio) a.*.* (enter)

D. Ejecute el comando pkunzip seguido del nombre manual

Digite: pkunzip [espacio] manual [enter]

E. Una vez ejecutado el comando anterior se crean dos archivos llamados "Parte1.doc" y "Parte2.doc".

6. Regrese a windows, entre a word y abra los archivos "Parte1.doc" y "Parte2.doc", los cuales le indicaran los pasos a seguir en la instalación del software de captura, así como el funcionamiento del mismo.

Cordial saludo,

Directora (E) Departamento Administrativo

Nacional de Cooperativas

SITUACION DE CARTERA