La documentación electrónica y la obligatoriedad de dar el salto definitivo hacia una empresa administrativa y fiscalmente digital. 

Juan Pablo Merchán Díaz
Contador público
Especialista en gerencia del talento humano
Editor especialista tributario y contable
Correo: juan.merchan@notinet,com.co

El año 2020 fue un año que cerró el primer quinto del siglo XXI con muchos avances para la humanidad, y una pandemia que nos obligó a descubrir una nueva forma de trabajo: El trabajo desde casa. Ha sido muy duro para la humanidad, sobretodo, lo acaecido durante los último 11 meses.

Producto de lo anterior, se presentó una aceleración en los mecanismos para la reinvensión empresarial; y consciente de ello, el Gobierno Nacional emitió la Resolución 00042 de 2020 por medio de la cual se adoptó la facturación electrónica para las empresas, aunque la idea de la facturación electrónica ya se manejaba por el gobierno, desde antes de la expedición de la resolución mencionada. 

Por medio de dicho acto, se definieron los sistemas de facturación electrónica los cuales son: Factura de venta y documento equivalente; los cuales deben cumplir con los requisitos previstos en el artículo 616-1 y subsiguientes del Estatuto Tributario. 

Sin embargo, la resolución 00042 no había dejado aspectos en claro, como lo es la situación que se presenta con la obligatoriedad de la presentación de la dirección cuando el comprador es extranjero, o la ausencia de soluciones cuando el adquiriente, facturador electrónico; adquiera bienes o servicios de un sujeto no obligado a facturar e incluye el anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1,8. Lo anterior se hizo mediante la Resolución 00012 de 2021, emitida por la DIAN, el 9 de febrero.  

En ese sentido, se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor. Lo anterior tiene como objeto regular únicamente el registro de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN, estableciendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y recepción electrónica.

Se recuerda que RADIAN es la plataforma que la DIAN tiene para el registro de las facturas. Para usarla, debe ser facturador electrónico, incluir un correo exclusivo cuando se inscriba, pues es a este último es donde le van a enviar las facturas, notas crédito y débito electrónica de las adquisiciones y compras; y seguir el procedimiento previsto en la Resolución 00042 de 2020 artículo 11.

No obstante, el camino no para acá. A partir del 11 de febrero de 2021, se reglamentó, a través de la Resolución 00013 de 2021, la nómina electrónica para ser implementada por las empresas; adicionalmente, estableció que “el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento; lo cual constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos”.

Lo anterior significa que, en algún momento, la procedencia de costos y gastos asociados a la nómina de la empresa, tendrán el mismo tratamiento de la facturación electrónica; es decir, su deducibilidad del impuesto de renta dependerá de que la empresa haya hecho migración a la nómina electrónica, ejemplo de ello, es la aceptación de los gastos que estén soportados mediante facturación normal, que para el año es del 30%, 2021, del 20% y 2022 del 10%. Aún no está claro en la resolución 00013 la deducibilidad de los gastos de nómina que no estén soportados vía electrónica, pero muy probablemente la DIAN los reglamentará pronto.

Ojo que no importa la periodicidad en la que se pague la nómina en la empresa. Estos documentos deben ser generados mensualmente. La Resolución 00013 trae el anexo con el cual debe comenzar la implementación del documento, en las fechas establecidas. 

La nómina electrónica es interoperable con la factura electrónica, lo que significa que se debe garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información entre estos sistemas que debe contener como mínimo la siguiente información: 
1. La retención en la fuente que se haya practicado.
2. Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
3. Los gastos.
4. En general la información contable y tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos

Todas las líneas anteriores simplemente, son un abrebocas de todos los asuntos, que, en efecto, debemos tener en cuenta, para definitivamente asegurar que las empresas están dando el gran salto, -por así decirlo- hacia una empresa que se digitaliza totalmente, no solamente en el sentido de digitalizar su nómina y su facturación; sino que con todo lo anterior, se estaría prestando para que diferentes entidades estatales, puedan controlar toda la información que los contribuyentes reportan y que le sirve para realizar los cruces de información respectivo, de tal manera que le permita imponer sanciones, en caso de que la información que reporte el contribuyente, no cruce con lo que los terceros le han reportado. 
No solamente la DIAN podrá realizar los respectivos controles; sino las Secretarías de Hacienda territoriales, algunas entidades descentralizadas que realizan cobros de tasas o contribuciones especiales o parafiscales, como las CAR, cajas de compensación familiar, ICBF, SENA, para los casos en los que aplique; la UGPP, o las Superintendencias, ya tratándose de casos más específicos. 

Con lo anterior, se avanza a grandes pasos hacia una digitalización fiscal y administrativa de las empresas en Colombia; y muchos países, seguramente ya están realizando sus respectivos procedimientos en sus jurisdicciones para poder realizar una migración de lo físico, a lo digital.